Word 2007: про що питають люди?

Сьогодні я завершив дводенний тренінг Word 2007 Basics  для співробітників World Bank. Протягом навчання студенти не лише ознайомились з новими у порівнянні з попередніми версіями можливостями  Word 2007, але й отримали відповіді на числені практичні запитання, з якими вони прийшли на тренінг. Оскільки я завжди записую запитання користувачів, то можу назвати їх точну кількість – аж 42!

Мені дуже хотілося б навести їх – разом з відповідями – тут усі, однак, це означало б зробити просто велетенський запис, тож обмежусь першими п’яти запитаннями, а решту буду публікувати поступово у наступних повідомленнях. Тож, про що питають люди?

Перші запитання, які я почув, були такими:

Q1: Куди поділися всі ті команди, якими я користувався у Word 2003  і де їх тепер шукати?

A1.1: Це просто – треба лише відкрити Інтерактивний довідник з пошуку команд Word 2003 у Word 2007 на порталі Office Online. Ви побачите вікно Word 2003 з усіма стандартними меню та панелями інструментів. При наведенні покажчика миші на потрібну вам команду з’явиться текстова підказка, яка говорить де саме слід шукати цю команду в новій версії програми. А якщо клікнути на команді мишею, з’являється зображення інтерфейсу користувача Word 2007, в якому місцезнаходження команди окреслюється рамкою.

A1.2: Інший варіант – встановити на свою машину доповнення для Office 2007 під назвою Search Command від Microsoft Office Labs. Воно створить у Word, Excel та PowerPoint додаткову вкладку, користуючись якою ви зможете шукати потрібні вам команди, формулюючи запити природньою людською мовою. Супер!

Q2: Чи можна якимось чином редагувати “стрічку” Office 2007, або взагалі повернути назад інтерфейс Word 2003?

A2.1: На жаль, у версії 2007 штатними засобами ви можете редагувати лише панель швидкого доступу, яка розташована зправа від кнопки Office (велика округла кнопка у лівому верхньому кутку вікна Word). Для цього можна або клацнути на потрібній команді правою кнопкою і вибрати пункт Add to Quick Access Toolbar.

Інший варіант – натиснути на кнопку випадаючого списку у правій частині цієї панелі і вибрати у меню, яке з’явиться, пункт More Command….

В результаті з’явиться вікно параметрів Word, де у випадаючому списку під назвою Choose commands from слід вибрати All Commands, і все – просто додавайте команди за допомогою кнопки Add>>.

До речі, це ж саме діалогове вікно можна було б викликати просто натиснувши кнопку Office, а потім кнопку Word Options у меню, яке при цьому з’виться.

A2.2: Видаляти новий інтерфейс Word взагалі і повертатися до старого зовнішнього вигляду я б не радив – “ріббон” здається незручним і незвичним лише перші кілька днів, а потім настає момент, коли розумієш, що він дійсно підвищує твою продуктивність. Тож можу порекомендувати безкоштовний продукт, який дозволить просто додати у Word, Excel і PowerPoint ще одну вкладку, на якій будуть розташовані меню і панелі інструментів Office 2003. Називається ця софтинка Ubit Menu і крім описаного вище функціоналу дозволяє також у певних межах редагувати “ріббон”.

A2.3: Ще один варіант – скористатися безкоштовним варіантом програми Ribbon Customizer, яка, як ви можете здогадатися з її назви, якраз і призначена для редагування стрічки Office 2007. До речі, у Office 2010, яким я користуюсь, цей функціонал вже забезпечується штатно, без використання сторонніх програмних засобів.

Q3: Мені часто доводиться готувати макети документів зі складним форматуванням, і я повинна показати, де буде розташований текст, і як він буде огинати зображення. Яким чином я можу заповнити документ демонстраційним (можливо, згенерованим випадковим чином) текстом?

A3.1: Це зробити не просто, а дуже просто! Слід лише написати у потрібному місці формулу =rand() і натиснути Enter. В результаті її виконання ви отримаєте три параграфи випадкового тексту (з довідкової системи Word) по три речення у кожному з них. Якщо ж вам потрібно більше тексту, просто вкажіть у якості аргументів функції rand два цылих числа – кількість параграфів та кількість речень в кожному з них. Наприклад, формула виду =rand(9,5) додасть в документ дев’ять параграфів по п’ять речень в кожному.

A3.2: Якщо ж ви бажаєте отримати більш “абстрактний” текст, на кшталт lorem ipsum (який так полюбляють дизайнери), напишіть замість =rand() формулу =lorem(). Ви можете так само, як і у випадку використання функції rand вказати бажану кількість параграфів та речень в кожному з них.

Q4: Чи можна якимось чином швидко перейти до певної сторінки в документі?

A4: Без проблем! Просто натисніть Ctrl+G і введіть номер сторінки у вікні яке з’явиться.

Зверніть увагу на те, що ви можете також писати, наприклад, –3, щоб перейти на три сторінки назад, або +4 – на чотири сторінки вперед. Також можно перейти до певної секції, номера рядка, закладинки, коментаря, зноски, поля, таблиці, заголовка, тощо.

Спробуйте також натиснути Ctrl+Alt+Home – впевнений, ви здивуєтесь можливостям навігації у вашому документі! А виглядатиме це так:

Добре видно, що це вікно можна було б відобразити і користуючись маніпулятором – достатньо клікнути на кнопочці з маленьким колом всередині, яка розташована над кнопкою вертикальної смуги прокрутки.

Q5: А які ще клавіатурні скорочення Word Ви знаєте?

A5: Гарячих клавіш у Word я знаю чимало, однак звичайно, їх існує набагато більше. Повний список (ще й зручно згрупований за категоріями) можна знайти на тому ж Office Online, а саме тут.

Також раджу звернути увагу на нові клавіатурні скорочення Office 2007, які носять назву Key Tips і починаються з клавіші Alt.

Просто натисність Alt під час роботи з будь-яким додатком Office. Одразу ж з’являться підказки, яку клавішу слід натиснути для активацї кожної з вкладок. Натиснувши, наприклад, H ми отримаємо підказки, які клавіші треба натискти аби виконати команди, що містяться на вкладці Home. Так, послідовне натиснення Alt, H, U дозволяє перетворити виділений текст на маркований список. Спробуйте! Можливо, ці клавіатурні послідовності здаються вам довгими і складними для запам’ятовування, проте тепер ви можете викликати з клавіатури абсолютно всі команди, які тільки є у Word чи іншому додатку зі складу Office.

Що ж на сьогодні все. Днями я наведу наступні п’ять запитань по Word 2007 з відповідями на них. А потім прийде черга Excel і PowerPoint – тренінги з їх ефективного використання я також буду вести продовж наступних двох тижнів. Сподіваюсь, ви також знайшли у цьому повідомленні щось корисне для себе!