Випадаючі списки в Excel – за хвилину…

Іноді нам треба вміти вводити в комірки певного діапазону лише одне з набору кількох, наперед заданих значень. В такій ситуації дуже зручно було мати можливість б вибирати потрібне значення з випадаючого списку.

Сьогодні я розповім вам, як це зробити, на прикладі “з реального життя”. Впевнений, ви зможете знайти чимало інших застосувань описаного мною функціоналу.

Що ж, почнемо. Приклад, який я хочу використати – це створення вчителем електронного журналу обліку успішності студентів. Напевне, ви вже здогадались, що вести цей журнал ми будемо у файлі Microsoft Office Excel. Оскільки оцінка, отримана студентом може бути лише 2,3,4, або 5 (а також “н“ чи “сп”, чи “черг.”), вводити ці речі ми будемо через випадаючий список.

Покроковий алгоритм підготовки файлу може бути, наприклад, таким:

1. формуємо структуру листа – прописуємо назви стовпчиків і прізвища студентів. В результаті ви отримаєте щось на кшталт

   
   До речі, я сподіваюсь, ви знаєте, що можете вводити дані одразу на кілька листів книги, просто виділивши перед введенням діапазон листів? Аби зробити це, слід клацнути лівою кнопком миші на ярлику першого листка, а потім, тримаючи SHIFT, – на останньому. Таким чином ви можете створити заготовки листів журналу одразу на кілька місяців.

2. На окремому листі, який в нас називається “службові дані“, вводимо всі можливі значення оцінок і відміток, які можуть бути введені до журналу:
     
3. Виділяємо всі комірки, куди потрібно буде вводити дані:

   , і

4. Налагоджуємо для них правила валідації даних, для чого обираємо команду Data Validation з вкладки Data:

   
   У вікні, яке відкривається, обираємо такі опції:

   

   тобто, обираємо у полі Allow пункт List, а у якості джерела даних для списку вибираємо діапазон на листі “службові дані”, який містить всі можливі значення, які можуть бути ввендені у комірки. За бажання можна перемкнутись на вкладинку Error Alert і прописати текст повідомлення про помилку на той випадок, якщо ви помилково введете неправильне значення вручну, замість того, щоб один з елементів списку:

   

5. Все! Тепер ви можете просто обрати зі списку значення, яке повинне бути в комірці:

   
   А якщо спробувати ввести якесь неправильне значення, з’явиться таке повідомлення:

   

Останній штрих – оформити діапазон у вигляді таблиці даних:

Це дасть можливість фільтрувати дані, обчислювати деякі підсумкові значення і т.ін.:

А лист “службові дані” можна просто заховати, аби він не мозолив очі:

Ось і все. Ну що, як ви вважаєте, була ця стаття корисною? А які застосування для таких способів валідації даних бачите ви?

P.S. Наступного разу я розповім вам, як реалізувати випадаючий список з допомогою елементів керування.