Автоматично генеруємо організаційну діаграму

Днями я отримав одне запитання, відповідь на яке, можливо, зацікавить багатьох.

Суть питання полягала ось в чому: є файл Microsoft Excel, в якому містяться дані про співробітників компанії – ім’я, посада, хто кому підпорядкований, електронна пошта, телефон, та ін. На основі цих відомостей треба побудувати організаційну діаграму.

Звичайно, ми можемо скористатися можливостями SmartArt для побудови красивої діаграми, однак, в цьому випадку всі дані доведеться вводити заново (або копіювати з фапйлу Excel)! Хотілося б отримати діаграми, доклавши мінімум зусиль, можливо, навіть автоматично. Чи це можливо?

Звичайно ж, можливо! І допоможе нам в цьому Microsoft Visio.

По-перше, поглянемо на наш файл Microsoft Excel з відомостями про співробітників. Перший рядок таблиці повинен містити назви її полів. Бажано, щоб в ній не було об’єднаних комірок, пустих рядків та стовпчиків. Полів може бути скільки завгодно, однак абсолютно необхідними є ім’я співробітника та ім’я його керівника – саме за цим полем буде формуватись ієрархія.

Ось приклад “правильного” файлу (звичайно ж, сформованого методом “зі стелі”):

Переконались, що з вихідними даними все гаразд? Відкриваємо Microsoft Visio, і в групі шаблоній Business вибираємо Organization Chart Wizard:

Далі все просто – тиснемо на кнопку Create, запускається майстер, якому ми вказуємо на наш файл з відомостями про співробітників, і вказуємо, якою мовою вони в нас записані:

Далі треба вказати, в якому полі містяться і’я співробітника, та ім’я його менеджера:

А також, які поля ми ще хочемо додати до діаграми для відображення на екрані:

Далі вказуємо, які поля додати до фігур діаграми у якості зв’язаних полів даних:

Якщо людей в нас праціє не дуже багато (діаграма вміститься на одному аркуші), натискаємо Next:

Далі, якщо ви все ж таки обрали кілька сторінок, переглядаємо (і за потреби підправляємо) інформацію, яка буде міститися на кожній з сторінок, і натискаємо Finish:

Все справу зроблено! Милуємось результатом:-)

Як бачите, ми створили цю діаграму повністю автоматично, не ввівши з клавіатури жодного символа, і не скориставшись буфером обміну. Можливо, нам все ж доведеться трошки її підредагувати і прикрасити, однак, це вже дрібниці. Чи не правда, чудовий спосіб економії часу?

І це ще не все – в арсеналі Visio ще чимало подібних прийомів еффективного використання даних, які місяться в файлах інших програм Microsoft Office. Можливо, скоро я про них розповім на сторінках цього блогу. Побачимось!:-)