Microsoft Word і електронні документи

Вчора я провів практичний семінар, присвячений питанням створення електронних підручників для вищих навчальних закладів. Захід пройшов успішно, я отримав дуже багато розумних запитань і схвальних відгуків.:-)

Майже всі способи створення електронних підручників, про які я розповідав, починались з верстки навчальних матеріалів в Microsoft Word, тож мені в голову прийшла думка про те, що не лише викладачам, а й людям інших професій цікаво буде дізнатись, як створити з допомогою Word електронний документ зі зручною, простою та логічною навігацією, пошуком та ін. Документ, який, ви впевнені, ніколи не буде надрукованим – розповсюджуватись він буде лише в електронному вигляді, і переглядатись лише на екрані.

Приклад? Немає проблем! Це може бути посадова інструкція, політика з безпеки, стратегічний план і . ін.

Тож, ви маєте документ Word , або створюєте його прямо зараз. Перше, що ми маємо зробити, аби забезпечити просту і зручну навігацію, легкий спосіб швидкого переходу до будь-якої частини документу – це… оформити всі заголовки стилями. Зробити це просто – треба лише поставити курсор у будь-яке місце заголовку і натиснути Ctrl+Alt+n (тут n – рівень заголовку – 1, 2, 3, і т.д.). Також, ви можете скористатись галереєю стилів на вкладинці Home:

image 

Логіка тут проста – спочатку заголовок першого рівня (назва розділу), в ньому – заголовки другого рівня (назви глав), потім – третього (назви окремих питань), і т.д.

Ви спитаєте, до чого тут навігація? А я відповім – перейдіть на вкладинку View і ввімкніть Navigation Pane (у Word 2007 вона називалась Document Map). В результаті цих маніпуляцій в лівій частині вікна Word з’явиться панель, яка відображає всі заголовки, що містяться в документі. Ця панель якраз і допоможе читачеві швидко переходити до тих місць в документі, які його в даний момент цікавлять – достатьньо просто клікнути мишею на потрібному заголовку. А виглядає це так (для прикладу я навів чернетку однієї з глав моєї нової книжки):

image

Таким чином, простоту навігації ми забезпечили. Пошук також забезпечено – якщо ви придивитесь уважніше, то побачити поле для введення шуканого тексту у верхній частині панелі навігації (також можна натиснути Ctrl+F):

image

Хороша ідея – додати до документа зміст, пункти якого також будуть слугувати посиланнями для переходу до відповідних розділів документу. Для цього слід перейти до вкладинки References і вибрати в меню команди Table of Contents потрібний вам стиль оформлення змісту:

image

Все! Тепер у вас є автоматично сформований зміст, і у вас є альтернатива панелі навігації – ви можете переходити до будь-якої частини документу, просто клікнувши на відповідному заголовку при натисненій клавіші Ctrl:

image

Також було б непогано в кінці кожного блоку тексту мати посилання, яке повертає читатча до початку документу.  Зробити його також просто – пишете щось на кшталт “На початок”, виділяєте цей текст, натискаєте Ctrl+K (або Hyperlink на вкладинці Insert), обираєте зліва Link to: Place in This Document, а потім у списку місць вибираєте або Top of the Document, або заголовок першого рівня:

image

Все, зроблено! Тепер людина дочитає розділ до кінця, натисне на посилання “На початок” (тримаючи Ctrl), ы одразу ж повернеться до початку документа.

Звичайно, краще – ворог хорошого, дооформлювати документ можна до нескінченності. Можна, наприклад, додати ще титульну сторінку і колонтитули (Cover Page, Header, Footer на вкладинці Insert), і т.д. Однак, нехай це залишиться на ваш розсуд, а я ж розкажу про останній крок – захист документа.

Аби захистити документ від редагування, просто підіть на вкладинку Review, і натисніть Restrict Editing. З правого боку вікна з’явиться панель, в якій треба поставити “галочку” Allow only this type of editing in the document, вибрати No changes (Read-only), і натиснути Yes, Start Enforcing Protection.

image

А далі двічі вводите пароль, закриваєте панель захисту, зберігаєте документ, і відсилаєте його за призначенням, або розміщуєете на SharePoint або у теці загального доступу.

image

Все! Справу зроблено. У вас є документ, ідеально пристосований для перегляду в електронному вигляді.

Якщо ж вам хочеться дізнатися, що ще я розповідав в ході семінару, ось моя презентація з цього заходу:

Сподіваюсь, цей запис стане вам у пригоді, і можливо навіть, зекономив для декого з вас трохи часу.:-)

VN:F [1.7.2_963]
Рейтинг запису
Rating: 4.3/5 (9 votes cast)

Ви можете відслідковувати коментарі до цього запису за допомогою RSS 2.0. Ви можете лишити коментар, або використати трекбек з Вашого сайту.

Лишити коментар

XHTML: Ви можете використати наступні HTML-теги <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

 Допомогти блогу та заохотити автора:

BTC: 1L3L9D1mJ41Yvgjohhu6vQTb8tr3VeUjn2

XMR: 4z7DhWqm2eAny1EaC5ny5U3yspQA2wgPGnatvsto9WHeWas6wTpfBZK4kuxnhbxToKouJTYXoMtcVT5Td2hxiQVFEWgMez

KRB: KbbpHAZ41RFBf5ErK7VzpuNQJfZaMcfYoNhLQCHW95cfWWUZedaLFkb92yejTCS9JvJb1PckeZuWfHapya4qL3bZ7kPSEVL