Як тренер, я постійно подорожую – проводжу тренінги то в Києві, то в Мінську, то в Алмати.  І кожен раз перше, що я роблю, приїхавши в іншу країну – чіпляю на робочий стіл ще один гаджет годинника з локальним часом (один годинник з написом “Київ” у мене там висить завжди).

Виявляється, є ще один спосіб бачити одночасно локальний час і час вдома. Причому, спосіб настільки простий, що багато хто з нас просто його не помітив.

А достатньо просто викликати вікно налагодження дати і часу, клацнувши лівою кнопкою миші на годиннику в панелі задач, а потім у віконці календарика, клацнути на гіперпосиланні Change date and time settings…

У вікні, яке відкриється, треба перейти на вкладинку Additional Clocks, і відмітиши чекбокси Show this clock, виберіть до двох додаткових часових зон:

Все, тепер якщо навести покажчик миші на годинник, можна побачити поточний час у всіх трьох локаціях:

Ба, навіть вікно налагодження дати і часу змінилось! Тепер воно виглядає так:

Ну, ось і все. Тепер мандрівники можуть бачити одночасно локальний час і час вдома, де б вони не були. Насолоджуйтесь!

Що ж робити? Як слідкувати за часом? Знайома ситуація?

Коли під час тренінгу мені потрібно “засікти” певний проміжок часу на виконання лабораторної роботи чи практики, я зазвичай використовую online-stopwatch.com. Однак, це ж треба час від часу перемикатись на відповідну вкладинку в браузері, або завантажити флеш-додаток, і відкрити в окремому вікні! А тим часом, практично в кожного з нас постійно відчинено далеко не одна вкладинка в браузері, і дуже хотілося б, щоб статус таймеру можна було бачити, не перемикаючись між ними.

І ось вчора, абсолютно випадково я натрапив на мінімалістичний сервіс CD, який реалізує всі мої бажання:

• простота налагодження – жодних параметрів, просто дописуємо бажаний проміжок часу до адреси сервісу, і все! Наприклад: http://cd.justinjc.com/39m запустить таймер на 39 хвилин, мало того, таймер буде рахувати не лише час, який лишився, а й наскільки ви спізнились, якщо час вже сплив.
• простота контролю за часом – час, який залишився, відображається у заголовку вкладинки, так що, перемикатись на неї навіть не потрібно. Просто супер!

І ще один нюанс – сервіс абсолютно безкоштовний і не потребує навіть регістрації. Так що тепер ви отримуєте можливість легко і просто запускати онлайновий таймер, не витрачаючи часу на налагодження його параметрів. Вельми непогано, чи не так?

Я вже писав про мій власний стандарт керування часом з Microsoft Outlook, як і про інші інструменти продуктивності. Так що з практикою у нас все гаразд. А сьогодні мені хотілося б звернутися до теорії і показати вам одну з презентацій з мого тренінгу, присвяченого керуванню часом. Сподіваюсь, вам сподобається.:-)

Чекаю на ваші коментарі, зауваження і доповнення!:-)

Що ж, сьогодні я розповім про дві найкращих (на мій погляд) програми такого роду.

Першу з них, яка носить назву Workrave, я якийсь час використовував, і залишився нею повністю задоволеним. Можливості програми вражають:

• гнучке налагодження таймерів, мікропауз, перерв для відпочинку
• можливість задати денний ліміт часу, проведеного за комп’ютером
• можливість роботи в локальній мережі (дуже зручно в офісі або комп’ютерному класі)
• під час перерв користувачеві пропонуються прості, але корисні фізичні вправи
• є російськомовний інтерфейс (і здається, україномовний також)

І найголовніше – програма абсолютно безкоштовна, і існує в варіантах для Windows і Linux!

Другу програму я знайшов лише недавно. Називається вона Eyes Relax. Вона також безкоштовна, і теж має чим похвалитись:

• можливості задати тривалості різних типів перерв
• різні варіанти поведінки програми під час перерви – показати повідомлення, погасити екран, показати картинку або слайдшоу
• можливість задати різні способи виходу з режиму перерви – без перешкод, після введення паролю, або взагалі заборонити скорочення перерви
• під час перерви може лунати музика за вашим смаком

Виглядає ця річ також “на рівні”. Так що, раджу спробувати!

І взагалі, бережіть свій зір! Не дайте собі потрапити в таку ситуацію, в яку нещодавно потрапив я, коли протягом кількох днів просто не міг працювати, оскільки був не здатен розібрати текст, навіть відображений найбільшим для моєї “читалки” шрифтом.:-(

P.S. Ось тут ви можете почитати чудовий огляд інших подібних програм, який містить аналіз всіх їх плюсів та мінусів…

Тож, тримайте ще одну антипродуктивну пораду. Я пропоную вам трохи розслабитися, і зайнятися дурницями, а саме відвідати ось цей сайт, завдяки якому я позавчора “вбив” пару вечірніх годин (а потім працював до часу ночі, наверстуючи згаяне).

Гра дуже проста – загадайте якогось персонажа, а джин буде намагатися його відгадати, задаючи навідні запитання. Спробуйте загнати його в куток! Нам з колегами зробити це не вдалось. Ось він, тріумф машинного інтелекту!

P.S. Не забудьте поставити таймер на півгодини (наприклад, оцей), інакше ризикуєте залишитись в офісі на ніч!:-)

Однак, іноді копирсання в Інтернеті не шкодить справі, а навпаки, озброює працівників необхідними їм знаннями. А іноді просто необхідно ненадовго відволіктись від роботи, аби потім повернутись до справ з потроєним завзяттям. Тож, як “вбити” вільний час в офісі, якщо він у вас є (і звісно, якщо ваш доступ до Мережі не обмежено)?

Автор популярного блогу Digitiz нещодавно опублікував статтю на цю тему. І зараз я спробую переповісти її, доповнивши порадами з власного досвіду. Тож, ость перші 20 способів вбити час:

1. Відвідайте Today’s Big Thing – сайт, на якому кожного дня ви зможете знайти цікавий, а головне – несподіваний відеосюжет будь-якої тематики – від подій зі світу спорту до музичних кліпів і смішних роликів про тварин.
2. Киньте оком на OurSignal – дуже цікавий і нестандартний спосіб одним поглядом побачити всі найцікавіші новини зі всього світу.
3. Полистайте StumbleUpon – майндруйте інтернетом випадковим чином, вказуйте, що вам сподобалось, а що ні, і як результаті отримуйте контент, відібраний на основі ваших особистих вподобань – свого роду, власний Веб!
4. Помилуйтесь чудовими фото на Big Picture – тут ви знайдете найгучніші світові події, відображені у творіннях видатних фотографів.
5. Почитайте статтю дня на Wikipedia – можливо, ви дізнаєтесь про щось нове для себе.
6. Навчіться робити щось власними руками – завітайте на Instructables і дізнайтесь, як змайструвати цікаві, хоч іноді й трохи ідіотські речі.
7. Послухайте нову музику – GrooveShark абсолютно безкоштовно допоможе вам знайти і прослухати композиції, які припадуть вам до смаку.
8. Попереглядайте теги на Delicious – це ще один спосіб знайти для себе щось нове, цікаве, а можливо і корисне для роботи.
9. Якщо ви користуєтесь якимось сервісом для створення списків статей для того, аби почитати їх пізніше – наприклад, Instapaper або Diigo, почитайте щось з відкладеного вами “на потім”.
10. Погортайте списки Twitter на Listorious – можливо, ви знайдете когось, чиї записи вам буде цікаво і корисно читати.
11. Почитайте RSS-стрічки улюблених блогів. Думаю, не мені вас вчити, за допомогою яких інструментів це можна зробити. Звичайно, ви можете користуватись якимось десктопним додатком, але веб-рідери типу Google Reader дозволять вам не лише читати новини, але й ділитися найцікавішими з них з іншими людьми.
12. Приведіть до ладу свої думки, зробіть якісь нотатки, сплануйте якісь дії і т.ін. Ви можете використати для цього, наприклад, Microsoft OneNote, або Evernote. Непогана ідея – зробити це у вигляді майндмепу, наприклад, з допомогою XMind або Mindomo.
13. Поверніться до школи:-) – перегляньте якесь навчальне відео. Також дуже непогані і корисні з навчальної точки зору сюжети можна переглянути на майкрософтівських Channel 9 і Channel 10, а також за допомогою новинки -  Microsoft Desktop Player.
14. Завітайте на popurls – агрегатор найцікавішої інформації з найцікавіших сайтів. Тут ви завжди зможете знайти щось цікаве, або когось цікавого.
15. Пограйте в Plants vs. Zombies, або якісь безкоштовні флеш-ігри – іноді просто необхідно перемкнутись на щось, що абсолютно не стосується роботи. Один з моїх колишніх роботодавців це добре розумів, тому у нас в офісі була ігрова кімната з XBox, де кожен протягом робочого дня міг відволіктись від своїх службових обов’язків.
16. Подивіться нове відео на Justin.tv, YouTube, вЭфире.ру, або інших відеосайтах. Це також гарний спосіб відволіктись і перемкнутись на щось інше.
17. Пошукайте нові блоги цікавої для вас тематики. Це можна зробити через Regator, пошук блогів Google, Яндекс-блогів, зайдіть на Livejournal.com, wordpress.com, tumblr.com, скористайтесь функцією Explore у вашому Google Reader.
18. Дізнайтесь про щось цікаве, але абсолютно вам непотрібне за допомогою (unnecessary) knowledge або сайтів на кшталт Музею фактів. По-перше, це цікаво. А по-друге, можливо навіть знання найбезглуздішіх фактів вам колись знадобляться – мені наприклад вони стають у нагоді регулярно – я часто цитую щось подібне під час тренінгів.
19. Потренуйте свій мозок за допомогою Sporcle, тестів на IQLeague, або чудової гри SPB Brain Evolution. Відчуйте себе генієм!
20. Підніміть собі настрій смішними фото на ICanHasCheezburger, InPic.ru, Котоматриці та ін.

Звичайно, я перелічив далеко не всі можливі способи вбити час, але це вже дещо для початку.:-) А як вбиваєте час ви?

Сьогодні мені хотілося б поговорити про те, куди саме зникає наш час, якими програмами ми користуємось найчастіше, і який відсоток з них складають робочі інструменти, а який – іграшки.

Тож як дізнатися що саме ми з вами робимо за своїми комп’ютерами? Щоб знайти відповідь на це питання, створено чимало програмних засобів, однак я хочу звернути вашу увагу на безкоштовний, простий і зручний інструмент під назвою ManicTime.

Ця програма сидить собі тихенько поруч з годинником, і слідкує за тим, що саме ви робите. Пізніше ви можете просто викликати головне вікно програми через контекстне меню іконки ManicTime, або просто подвійним клацаням на ній.

До ваших послуг три часових шкали – теги, активності, і додатки. На першій ви можете власноруч розташувати відмітки про ті справи, якими ви плануєте займатися. Друга шкала дозволяє побачити моменти активної роботи і чекання протягом дня. Третя просто показує якими програмами ви користувались сьогодні. Нижче ви можете побачити деталі. Наприклад, для шкали додатків ви поьачите список програм, якими ви користувались, і підсумки стосовно часу використання. Всі ці речі доступні вам на вкладинці Day, яка відкрита за замовчуванням.

Якщо ж перейти на вкладинку Statistics, ви можете побатичи звіти за день, тиждень, місяць, рік, довільний період, за весь час, з моменту встановлення програми. Ви можете додати свої теги, переглянути звіт у вигляді діаграми або таблиці, зберегти (в одному з графічних форматів) або скопіювати його у буфер обміну.

Вкладинка Tools & Settings дозволяє налагодити певні параметри  програми, а також (увага!) експортувати дані будь-якої з часових шкал у форматі CSV, що дозволяє переглядати  їх в Microsoft Office Excel.

Таким чином, ви отримуєте чудовий інструмент, який дозволяє вам краще зрозуміти свої власні дії за комп’ютером. Тепер ви завжди бачитимете куди саме йде ваш час, на що ви витрачаєте години перед монітором і зможете зробити відповідні висновки. Можливо, тепер ви будете намагатись контролювати себе, робити більше і не відволікатись на розваги.

Я яким інструментом обліку використання комп’ютера користуєтесь ви?

Сьогодні ж мені хотілося б розглянути ситуацію, коли жоден з запропонованих шаблонів з тих чи інших причин нас не задовольняє.  Це цілком природня ситуація (запитання на цю тему я отримую майже регулярно), оскільки витрачений час відслідковується по-різному, в залежності від компанії та посади, тож іноді доводиться засукати рукава, і позробити потрібний шаблон самостійно. А ще хотілося б, щоб усі розрахунки, і навіть введення частини вихідних даних робились автоматично.

Створюючи шаблон для обліку робочого часу, слід не забувати про такі важливі речі, як:

• користувач – ви створюєте шаблон для власного використання, чи його також будуть використовувати інші люди?
• звітний період – це буде звіт за тиждень, два тижні, місяць?
• спосіб оплати – чи буде розмір погодинної оплати залежати від проекту, над яким ви працюєте? Чи буде ваш документ рахувати і суму оплати, чи лише витрачений на роботу час?

Добре поміркуйте над цими питаннями, і ми почнемо.

Визначаємо цілі

Припустимо, що шаблон, який ви створюєте, будуть використовувати інші працівники компаніє. В цьому випадку треба врахувати одразу кілька важливих моментів:

• валідація – яким чином ви забезпечите перевірку правильності даних, введених користувачем (наприклад, формат дат, грошових сум і т.ін.)?
• доступність – яким чином користувачі отримуватимуть доступ до шаблону (локальний файл, спільна тека, файл, опублікований на інтранет-порталі, і т.д.)?
• захист – як ви забезпечите захист шаблону від змін внесених користувачем (формули, макроси, і т.п.)?
• розмежування доступу – яким чином ви будете захищати конфіденційні дані, введені користувачем від інших працівників?

Непрості запитання, чи не так? Однак, якщо ви створюєте шаблон документу для власного використання, ваша задача значно спрощується.:-)

Будуємо бланк

Перший крок у справі створення нашого шаблону – це побудова “шапки” – введення назв полів для всіх даних, які будуть у ньому міститися.

Це можуть бути:

• Інформація про співробітника
  • ім’я
  • посада
  • табельний номер
  • назва відділу
  • ім’я керівника
  • …

Не слід захоплюватись цією справою – включайте в документ лише ті дані, які там дійсно повинні бути.

• Початок звітного періоду
  • перший день тижня
  • перший день звітного місяця
  • початковий і кінцевий дні двотижневого періоду
  • початковий і кінцевий дні довільного періоду часу

Якщо ваш шаблон буде розраховано на фіксований проміжок часу, ви можене навіть заздалегідь згенерувати дати, назви днів тижня та ін.

• Записи про витрачений час
  • час початку і завершення роботи
  • перерви
  • час хвороби
  • вихідні дні
  • перепрацювання (оплачується за подвійним тарифом!:-))
  • …
• Підсумки
  • проміджні підсумки
  • загальний підсумок
  • місце для підпису співробітника і його керівника

Що саме з переліченого вище ви будете використовувати, залежить від ваших конкретних потреб і стандартів, прийнятих у вашій компанії.

Результат цього першого кроку – “шапка” документу – може бути, наприклад, таким:

Автоматизуємо введення дат

Звичайно, користувачі можуть вводити дати самостійно. Однак, найбільше помилок виникає саме при введенні дат – люди використовують неправильний роздільник між числом, місяцем та роком, плутають місцями дату і місяць, і т. ін. Тож, правильна карма – генерувати дати автоматично. Звичайно, це вдасться лише в тому випадку, коли ви точно знаєте на який проміжок часу буде розрахований даний шаблон (ви можете створити їх декілька – для різних звітних періодів).

Почнемо:

• припустимо, що людина ввела початкову дату в полі “Звітний період” (комірка B2). Так, користувач може помилитись і тут, однак, це допустимий ризик.:-). Якщо ж ви все ж таки хочете перестрахуватись, застосуйте до цієї комірки правила валідації даних (вкладинка Data, команда Data Validation в групі Data Tools):

Тепер, якщо користувач введе неправильну дату, він побачить ось таке повідомлення:

• В першій комірці поля “Дата” (А8) вводимо формулу: =IF(B2<>"";B2;"")
  Результат повинен бути таким:

  

• У комірку А9 вводимо формулу: =IF(A8<>"";A8+1;"")
  Отримуємо:

  

• Копіюємо формулу, введену у комірку А8 стільки разів, скільки це нам потрібно. Наприклад, для звіту за два тиждні, нам слід “протягти” формулу до комірки А21 включно:

• Вводимо до комірок стовпчика В формулу, яка відображає день тижня для дати, записаної у відповідній комірці стовпчика А. Наприклад, у комірці В8 ми пишемо: =А8, після чого протягуємо формулу до комірки В21 включно:

  
  Не дивуйтеся, зараз ми відформатуємо дані належним чином, і все буде гаразд.

Форматуємо дати і дні тижня

Для цього ми виконуємо такі дії:

• Виділяємо діапазон А8:А21
• Правим кліком мишею викликаємо контекстне меню, і обираємо пункт Format Cells… 
• На вкладинці Numbers вибираємо категорію Date і натискаємо Ok:

  

• Виділяємо діапазон B8:B21
• Правим кліком мишею викликаємо контекстне меню, і обираємо пункт Format Cells… 
• На вкладинці Numbers вибираємо категорію Custom
• У полі Type пишемо dddd:

  

   

Результат повинен бути таким:

Рахуємо відпрацьовані години

У комірку G8 пишемо формулу =IF(((D8-C8)+(F8-E8))*24>8;8;((D8-C8)+(F8-E8))*24).

Копііюємо її у всі комірки стовпчика до G21 включно. Думаю, тут все зрозуміло – формула просто додає різницю між часом початку роботи і часом її закінчення до обідньої перерви і після, а потім множить на 24, визначаючи таким чином кількість відпрацьованих годин. Якщо виходить більше 8, в комірку все одно записується 8.

Отримуємо таку картину:

Поки що скрізь нулі, оскільки комірки стовпчиків C,D,E,F не містять даних.

Рахуємо надлишкові години

У комірку H8 пишемо формулу =IF(((D8-C8)+(F8-E8))*24>8;((D8-C8)+(F8-E8))*24-8;0)).

Копііюємо її у всі комірки стовпчика до H21 включно. Вважаю, що формула виглядає цілком логічною, і не вимагає пояснень.

Отримуємо таку картину:

Форматуємо час початку і закінчення роботи

• Виділяємо діапазон C8:F21
• Правим кліком мишею викликаємо контекстне меню, і обираємо пункт Format Cells… 
• На вкладинці Numbers вибираємо категорію Time і формат 13:30, натискаємо Ok:

  

Вводимо стандартні години початку і закінчення роботи

Для звичайного 40-годинного робочого тижня все буде дуже просто:

Зверніть увагу на те, що відпрацьований та надлишковий час вже пораховано автоматично. Зрозуміло, що це лише зразок. Користувачі можуть правити ці години у відповідності до їх власного розкладу.

Залишилось лише задати для стовпчиків G і H формат Number (на випадок, якщо будуть вказані години з хвилинами):

У якості ж “стандартної” тривалості хвороби і перерв вписуємо нулі, застосувавши той же формат (Number), що і для стовпчиків G і H:

Це також лише зразок – у разі потреби працівник впише відповідну кількість втрачених годин.

Підводимо підсумки

Що ж, залишилось підрахувати підсумки за кожен день і за весь звітний період:

• У комірку K8 вписуємо формулу: =G8+H8-I8-J8
• Копіюємо її у всі комірки стовпчика аж до K21 включно:

Останній штрих – на всяк випадок – перевірка отримних сум. Задля цього, у комірку К22 ми пишемо таку формулу:
=IF(SUM(K8:K21)=(G22+H22-I22-J22);SUM(K8:K21);"Помилка!"). Зміст формули, вважаю, зрозумілий: якщо суми за рядками і стовпчиками “не сходяться”, у комірці з’явиться напис “Помилка!”.

На даному етапі ви можете також спробувати повводити різні значення у поля “Звітний період”, “Початок”, “Кінець”, “Хвороба” і “Перерви”, аби впевнитись, що все рахується так, як слід.

Останні штрихи

Все! Залишилось лише відформатувати шаблон за власним смаком (кольори, шрифти, назва і логотип компаніі та ін.)

Бажаючі зробити шаблон ще кращим можуть спробувати застосувати валідацію даних до діапазону C8:F21, аби не дати можливості користувачам ввести неправильний час:

Ще одне вдосконалення – захист формул. Однак, я б волів надати право зробити це вам. Нехай це буде невеличким домашнім завданням.:-) І маленька підказка – не забудьте, що захист комірок не працію, доки ви не захистили лист.

На сьогодні все. Ми своїми руками створили шаблон звіту про відпрацьований час, який сподіваюсь, дозволить вам і вашим колегам цей самий час економити, не винаходячи кожного разу велосипед.:-)

Цей пост я написав на основі статті Build a simple timesheet in Excel. Цікаво, а чи знайдете ви в оригіналі статті помилку, яка робить створюваний документ нефункціональним?

Відповідь на питання котра ж насправді година, я як завжди почав шукати в Інтернет, і натрапив на сайт http://skolko.in.ua/ – онлайновий годинник, який показує точний кіївський час. Просто і зручно – нічого зайвого. А окрім точного часу можно отримати точний:-) прогноз погоди і потренуватися у швидкісному наборі на клавіатурі. Вельми раджу!

P.S. Вкотре я переконався, що думати не треба – Windows 7 і Windows Mobile зробили все за мене – перейшли на сезонний час самостійно, а от букрідер і MP3-програвач з Linuх на борту цього не зробили…