Що ж робити? Як слідкувати за часом? Знайома ситуація?

Коли під час тренінгу мені потрібно “засікти” певний проміжок часу на виконання лабораторної роботи чи практики, я зазвичай використовую online-stopwatch.com. Однак, це ж треба час від часу перемикатись на відповідну вкладинку в браузері, або завантажити флеш-додаток, і відкрити в окремому вікні! А тим часом, практично в кожного з нас постійно відчинено далеко не одна вкладинка в браузері, і дуже хотілося б, щоб статус таймеру можна було бачити, не перемикаючись між ними.

І ось вчора, абсолютно випадково я натрапив на мінімалістичний сервіс CD, який реалізує всі мої бажання:

• простота налагодження – жодних параметрів, просто дописуємо бажаний проміжок часу до адреси сервісу, і все! Наприклад: http://cd.justinjc.com/39m запустить таймер на 39 хвилин, мало того, таймер буде рахувати не лише час, який лишився, а й наскільки ви спізнились, якщо час вже сплив.
• простота контролю за часом – час, який залишився, відображається у заголовку вкладинки, так що, перемикатись на неї навіть не потрібно. Просто супер!

І ще один нюанс – сервіс абсолютно безкоштовний і не потребує навіть регістрації. Так що тепер ви отримуєте можливість легко і просто запускати онлайновий таймер, не витрачаючи часу на налагодження його параметрів. Вельми непогано, чи не так?

Однак, іноді копирсання в Інтернеті не шкодить справі, а навпаки, озброює працівників необхідними їм знаннями. А іноді просто необхідно ненадовго відволіктись від роботи, аби потім повернутись до справ з потроєним завзяттям. Тож, як “вбити” вільний час в офісі, якщо він у вас є (і звісно, якщо ваш доступ до Мережі не обмежено)?

Автор популярного блогу Digitiz нещодавно опублікував статтю на цю тему. І зараз я спробую переповісти її, доповнивши порадами з власного досвіду. Тож, ость перші 20 способів вбити час:

1. Відвідайте Today’s Big Thing – сайт, на якому кожного дня ви зможете знайти цікавий, а головне – несподіваний відеосюжет будь-якої тематики – від подій зі світу спорту до музичних кліпів і смішних роликів про тварин.
2. Киньте оком на OurSignal – дуже цікавий і нестандартний спосіб одним поглядом побачити всі найцікавіші новини зі всього світу.
3. Полистайте StumbleUpon – майндруйте інтернетом випадковим чином, вказуйте, що вам сподобалось, а що ні, і як результаті отримуйте контент, відібраний на основі ваших особистих вподобань – свого роду, власний Веб!
4. Помилуйтесь чудовими фото на Big Picture – тут ви знайдете найгучніші світові події, відображені у творіннях видатних фотографів.
5. Почитайте статтю дня на Wikipedia – можливо, ви дізнаєтесь про щось нове для себе.
6. Навчіться робити щось власними руками – завітайте на Instructables і дізнайтесь, як змайструвати цікаві, хоч іноді й трохи ідіотські речі.
7. Послухайте нову музику – GrooveShark абсолютно безкоштовно допоможе вам знайти і прослухати композиції, які припадуть вам до смаку.
8. Попереглядайте теги на Delicious – це ще один спосіб знайти для себе щось нове, цікаве, а можливо і корисне для роботи.
9. Якщо ви користуєтесь якимось сервісом для створення списків статей для того, аби почитати їх пізніше – наприклад, Instapaper або Diigo, почитайте щось з відкладеного вами “на потім”.
10. Погортайте списки Twitter на Listorious – можливо, ви знайдете когось, чиї записи вам буде цікаво і корисно читати.
11. Почитайте RSS-стрічки улюблених блогів. Думаю, не мені вас вчити, за допомогою яких інструментів це можна зробити. Звичайно, ви можете користуватись якимось десктопним додатком, але веб-рідери типу Google Reader дозволять вам не лише читати новини, але й ділитися найцікавішими з них з іншими людьми.
12. Приведіть до ладу свої думки, зробіть якісь нотатки, сплануйте якісь дії і т.ін. Ви можете використати для цього, наприклад, Microsoft OneNote, або Evernote. Непогана ідея – зробити це у вигляді майндмепу, наприклад, з допомогою XMind або Mindomo.
13. Поверніться до школи:-) – перегляньте якесь навчальне відео. Також дуже непогані і корисні з навчальної точки зору сюжети можна переглянути на майкрософтівських Channel 9 і Channel 10, а також за допомогою новинки -  Microsoft Desktop Player.
14. Завітайте на popurls – агрегатор найцікавішої інформації з найцікавіших сайтів. Тут ви завжди зможете знайти щось цікаве, або когось цікавого.
15. Пограйте в Plants vs. Zombies, або якісь безкоштовні флеш-ігри – іноді просто необхідно перемкнутись на щось, що абсолютно не стосується роботи. Один з моїх колишніх роботодавців це добре розумів, тому у нас в офісі була ігрова кімната з XBox, де кожен протягом робочого дня міг відволіктись від своїх службових обов’язків.
16. Подивіться нове відео на Justin.tv, YouTube, вЭфире.ру, або інших відеосайтах. Це також гарний спосіб відволіктись і перемкнутись на щось інше.
17. Пошукайте нові блоги цікавої для вас тематики. Це можна зробити через Regator, пошук блогів Google, Яндекс-блогів, зайдіть на Livejournal.com, wordpress.com, tumblr.com, скористайтесь функцією Explore у вашому Google Reader.
18. Дізнайтесь про щось цікаве, але абсолютно вам непотрібне за допомогою (unnecessary) knowledge або сайтів на кшталт Музею фактів. По-перше, це цікаво. А по-друге, можливо навіть знання найбезглуздішіх фактів вам колись знадобляться – мені наприклад вони стають у нагоді регулярно – я часто цитую щось подібне під час тренінгів.
19. Потренуйте свій мозок за допомогою Sporcle, тестів на IQLeague, або чудової гри SPB Brain Evolution. Відчуйте себе генієм!
20. Підніміть собі настрій смішними фото на ICanHasCheezburger, InPic.ru, Котоматриці та ін.

Звичайно, я перелічив далеко не всі можливі способи вбити час, але це вже дещо для початку.:-) А як вбиваєте час ви?

Нещодавно ми підводили підсумки опитування про популярність програм з пакету Microsoft Office. Це опитування дало мені чимало корисної інформації – я зрозумів, яким продуктам і темам слід приділити більше часу. І один з таких продуктів – Microsoft Outlook, який є де-факто стандартом програми для керування часом.

А оскільки ви вже давно натякали, що мені слід також розповідати про методології ефективної роботи і конкретні “рецепти” застосування програм і сервісів, я вирішив поєднати приємне з корисним і написати про те, яким чином (і для чого) я використовую Microsoft Outlook. Цей запис я зробив наприкінці 2008 року в своєму онлайновому щоденнику на livejournal, однак, він не втратив актуальності й досі.

Для роботи з електронною поштою на робочій машині я використовую Microsoft Office Outlook 2007. Якими правилами я при цьому керуюсь? Зараз розповім.

Робота з поштою

З одного боку, працюю я "традиційним" способом, – не розкладаючи повідомлення по відповідних теках. У мене налаштовані тільки два правила, які автоматично кладуть у відповідні (локальні) папки анкети студентів моїх тренінгів і листи, які прийшли на загальний список розсилки компанії. Все інше потрапляє у "вхідні" на сервері. Читаю я повідомлення в хронологічному порядку, відразу ж відповідаю на ті з них, на які можу відповісти без будь-яких додаткових рухів тіла:-)  і позначаю "прапорцями" ті, над якими треба буде попрацювати пізніше. Після того, як я зробив усе, що від мене вимагалося, замість "прапорця" я ставлю відмітку про виконання.

З іншого боку, розкладати повідомлення по теках мені просто не потрібно – адже у мене встановлено Xobni – чудовий  плагін, який додає можливість бачити повні контактні дані респондентів і зв’язки між ними (причому, телефони, адреси і т.д. “витягуються” програмою не тільки з полів To, Cc і Bc, але і з тіла кожного листа), а також всі ланцюжки повідомлень між мною і конкретним респондентом і всі файли, якими ми з ним коли-небудь обмінювалися. Плюс потужні аналітичні можливості та пошук. Ось і все – теки не потрібні, адже мені завжди легко знайти в моїй кореспонденції все, що завгодно!

Листи після прочитування я не видаляю – я звик мати повний архів всього свого листування.Вже багато разів я отримував з цього чималий зиск – довести свою правоту набагато легше, коли маєш документальне подвердженння. Звичайно, є одна проблема – нікчемний розмір поштової скриньки на сервері компанії:-( (а я користуюся саме скринькою на сервері, аби мати можливість працювати з поштою за межами офісу). Тому доводиться час від часу переносити вміст скриньки у локальні теки. А для того, щоб мати повний архів я використовую MailStore Home. Ця чудова програма не тільки робить повний бекап пошти з різних джерел, але і дозволяє потім переглядати цей архів, записувати архівний DVD і робити складні пошукові запити до бази листів. Ось вам і ще одна можливість знайти що завгодно.

Ще один аддон до Аутлуку, який я використовую – це Email Prioritizer від Microsoft Office Labs. Ця софтінка на основі визначених правил (які легко підддаються редагуванню) автоматично пріоритезує вхідні повідомлення, так що я відразу, навіть ще не читаючи листа, можу побачити наскільки він для мене важливий. З’являється можливість також встановлювати пріоритет листа "в ручному режимі", просто оцінюючи його певною кількістю зірочок, так само, як ми встановлюємо рейтинг фотографій і музичних композицій. А ще в інструментальній панелі Аутлука з’являється велика кнопка "Не турбувати", яка припиняє відображення нових повідомлень на визначений (за замовчуванням 30 хв) проміжок часу. Цей режим я вмикаю, коли займаюся справами, які вимагають концентрації уваги, наприклад, працюю над яким-небудь документом.

Ось, мабуть, і все, що стосується пошти. Єдине, що ще варто додати – так це те, що часто після того, як я встановив на лист відмітку про виконання, я позначаю його ще й певною категорією. Прийняті в компанії категорії мене, в принципі, влаштовують, хоча на КПК мені вистачає двох – "Особисте" і "Службове". Але про КПК я ще скажу трохи пізніше.

Календар

Тепер про календарі. В рамках навчального відділу ми всі розшарили один одному свої календарі, так що в будь-який момент можемо бачити хто і чим займається. При роботі з календарем у мене є два правила. Перше правило: заздалегідь планувати справи, зустрічі і т.д. При цьому я дуже не люблю такі речі, як "шаблонні" календарі (або ПРВ – "Планування робочого часу"), в яких вже "забито" час на роботу з поштою, планування на день, обід і т.д., так що в кінці-кінців день у календарі виглядає "суцільним блоком". Я розумію для чого потрібен ПРВ – щоб прищепити новим співробітникам звичку працювати за чітким планом. Але для мене календар корисний тільки тоді, коли я можу не вникаючи в подробиці, з одного погляду побачити, коли я зайнятий, а коли відносно вільний, коли у мене заплановані якісь заходи або зустрічі. Тому, як я і говорив, заздалегідь я відзначаю в календарі тільки зустрічі і заплановані справи. При цьому тренінги зазвичай потрапляють до календаря, як справи на весь день (точніше, на кілька днів) і з’являються у верхній частині відображення робочого тижня.

Друге правило: відразу ж після виконання кожної справи треба позначити в календарі, чим саме я тільки що займався. При цьому до кінця дня він (день) в календарі стає знову-таки "суцільним блоком". Таким чином, минулі дні у мене заповнені справами і календар тепер легко використовувати для написання звіту, а дні майбутні містять тільки найважливіші з запланованих справ. Використання категорій також вітається.

Завдання, контакти і нотатки

Про контакти говорити не буду – локально я їх не зберігаю (за рідкісними виключеннями), користуюся адресною книгою компанії, до того ж, у мене є Xobni, який піклується про контакти. Персональні контакти я зберігаю в КПК і працюю з ними через Fun Contacts.

Завдання. З ними я теж працюю "суцільним списком" (причому, в основному на КПК). Різні views не люблю – мені досить стандартних Active Tasks, Overdue Tasks, By Category і By Person Responsible. Природно, я користуюся при цьому категоріями. Добре, що в 2007-му Аутлуці нарешті завдання стали відображатися і в календарі.

Нотатки в Аутлук я використовую тільки на КПК і з Exchange’м не синхронізую. Для ведення нотаток краще використовувати відповідні інструменти, наприклад Microsoft Office OneNote або Evernote. У обох софтинок можливості роботи з нотатками дуже широкі – структурування, підтримка різних видів нотаток, захоплення зображень з екрану і знімків веб-сторінок, розпізнавання тексту на картинках і т.д. До того ж "віртуальних блокнотів" в обох програмах можна створити декілька. Зазвичай я використовую їх для збору та систематизації інформації перед написанням статті або огляду. До речі, обидві софтинкі прекрасно інтегруються з Аутлуком.

Ще одна річ, якою я досить активно користуюся у Аутлук – це ярлики (Shortcuts). Дуже зручна, треба сказати, фіча – створити собі ярлики для швидкого доступу до певних тек програми!

PDA

У моєму особистому стандарті керування часом величезну роль грає мій КПК і Pocket Outlook. Там я веду всі записи (у нотатках, які з сервером не синхронізую). Там у мене зберігаються особисті контакти, туди я отримую корпоративну пошту, працюю зі своїм календарем, і там я веду свій персональний список завдань (не синхронізований з сервером). Взагалі ж, я вважаю, що без КПК говорити про тайм-менеджменті не варто взагалі. КПК – це ключовий (центральний) компонент системи управління часом, оскільки він завжди зі мною (в офісі і поза ним, в робочий час, до і після роботи), весь час час в руках, туди записується абсолютно все і дуже багато з цього потім потрапляє в тому чи іншому вигляді в "великий" Аутлук. Особливо видзначаються у якості такого "центру особистої продуктивності" девайси під керуванням Palm OS, шкода вони зараз не дуже популярні. Якось розповім, чому я перейшов на Windows Mobile…

До речі, для зручної роботи з календарем і завданнями на PDA з деяких пір я почав використовувати SBSH Calendar Touch, і дуже ним задоволений.

Mind mapping

Для систематизації та аналізу інформації, прийняття рішень і просто конспектування я використовую мій улюблений Mindjet Mind Manager, який дозволяє мені лекго будувати асоціативні схеми, що полегшують життя не тільки мені, але і моїм колегам. Але в це питання я зараз детально вдаватися не буду, скажу лише, що маю авторський тренінг "Підвищення персональної продуктивності менеджера", де про mind map’и розповідається дуже і дуже докладно. А цього року в світ повинна вийти моя книга “Mind mapping для студентів і не тільки”.

Ну ось, коротко, і все, що я хотів розповісти про мій особистий стандарт використання Outlook (більшою мірою). Він простий і нехитрий, але дозволяє мені бути дуже продуктивним і швидко реагувати на зміни ситуації. Мені дуже хочеться розповісти також  про онлайнові інструменти та сервіси, які я використовую в цілях підвищення персональної продуктивності, але зараз не буду – це тема не для однієї статті.

А скоро я розкажу, яке ще програмне забезпечення я використовую на своєму комунікаторі і як взагалі його використовую.

А які інструменти продуктивності використовуєте ви? Яким чином працюєте з листами, задачами, календарем, в Outlook?