Сподіваюсь ви взяли участь у виборах минулої неділі? Я теж проголосував, до того ж, зробив відмітку у бюлетні з допомогою своєї улюбленої “тактичної ручки для самозахисту”, яка за масою та зовнішнім виглядом більше нагадує явару, аніж приладдя для письма. Враховуючи ситуацію в країні, дуже символічно, чи не так?

Проте, сьогодні мені хотілося б поговорити не про політику, а про дещо прозаїчніше – про стилі оформлення заголовків в Word та користувацькі шаблони в Word 2013. А точніше – як примусити Word 2013 відображати шаблони користувача на екрані створення документів.

Чому я про це заговорив? Тому що зараз у нас важка пора – керівництво дипломними роботами, а це передбачає купу часу, витраченого на перевірку пояснювальних записок (а дипломників у мене – аж 12) на відповідність стандартам оформлення.

Звісно ж, заголовки розділів, підрозділів, тощо повинні бути оформленими з допомогою стилів. Це зробить оформлення всіх заголовків однаковим, надасть можливість легко пересуватись документом з допомогою панелі навігації Word, дозволить автоматично згенерувати зміст. Проблема в тому, що ці стилі слід налаштувати так, щоб вони відповідали стандартам, прийнятим в навчальному закладі.

Логічне рішення в такій ситуації – підготувати шаблон пояснювальної записки з усіма необхідними стилями оформлення заголовків. Оскільки я, як і кожен айтишник, людина лінива, перше, що я зробив – це спробував знайти готовий шаблон.

І я дійсно його знайшов ось тут. Завантажив, прочитав інструкцію, поклав у папку, де лежать шаблони користувача (%appdata%\Microsoft\Templates\), відкрив Word і… не побачив там шаблонів користувача взагалі.

Чомусь раніше я не звертав уваги на цю обставину, а зараз побачив – виявляється, тепер Word під час створення нового документу відображає нам лише шаблони з Office Online! Моїх власних шаблонів він мені навіть не пропонує!

Що ж робити?

На щастя, вирішення проблеми знайшлось на згадуваному вже порталі Office Online. Процедура дуже проста:

1. Натискаємо Win+R (“Виконати”) і пишему у рядку введеня вже знайомий вам шлях %appdata%\Microsoft\Templates\

   

2. У вікні “Провідника”, яке при цьому відкриється, треба скопіювати шлях у рядку адреси:

   

   Для цього треба ткнути в неї мишою і натиснути CTRL+A (аби все виділити) і CTRL+C (аби скопіювати).

3. У вікні параметрів Word (File > Options), на вкладинці Save, у полі Default personal templates location вставляємо скопійований шлях, натиснувши CTRL+V

   

Все! Пробуємо створити новий документ і бачимо вкладинку користувацьких щаблонів:

До речі, ці дії можна було б виконати взагалі автоматично, якщо натиснути на кнопку Fix It for me на відповідній сторінці порталу Office Online:

До речі, шаблон виявився досить-таки непоганим, хоч призначено його було не для дипломників, а для здобувачів наукового ступеня. Автор дісно виконав титанічну роботу з його підготовки. Під час створення документу навіть передбачено діалогове вікно, в якому ви можете внести деякі характеристики документу, які потім будуть використані для автоматичної генерації його структурних одиниць:

Проте, нам такий шаблон, на жаль, не підійшов, оскільки трохи не відповідав нашим вимогам, та й стандарти оформлення з моменту його появи встигли дещо змінитись. Однак, я все одно був задоволений тим фактом, що навчив Word бачити мої шаблони. А для своїх дипломників ми все ж таки підготували власний документ…

Що ж, на сьогодні все. Наступного разу я, можливо, продовжу тему Microsoft Office. Хоч в планах у мене є також дуже заманлива тема про продовження знущання над ОС Android. Побачимо, яка з них переможе.

До зустрічі за тиждень! Хай вам щастить!

Сьогодні неділя, тож вчора я, як і більшість з вас, трохи відпочив від напружених трудових буднів і вирішив почастувати вас чимось новеньким.

Я вже не один раз писав на тему METRO-інтерфейсу, або як його називають тепер, Modern UI (xоч стара назва мені подобається більше). Здебільшого мої повідомлення стосувались відтворення плиточного інтерфейсу Windows 8 в інших ОС.

А сьогодні я хочу розповісти вам про METRO-шаблони для створення стильних документів в програмах Microsoft Office.

Презентації в новому стилі

Сам я теж колись цим забавлявся. Проте, є люди, які роблять це краще за мене. Наприклад, Алессандра Блейкстон, яка на сторінках свого блога безкоштовно пропонує дуже непоганий шаблон для створення слайдів у стилі METRO.

Завантажити шаблон можна тут.

До речі, це не єдиний PowerPoint-шаблон від Алессандри – ось ще один дуже непоганий зразок її творчості. Це не зовсім METRO, проте щось дуже близьке і виглядає стильно.

А тут ви можете переглянути і безкоштовно завантажити для власного використання ще два види METRO-шаблонів для PowerPoint.

Мені особисто більше подобається темний варіант.

За цим посиланням ви знайдете ще парочку шаблонів. Вони те так вражають, як згадані вище, проте теж можуть стати в нагоді.

Excel теж отримує METRO

Про шаблон індикаторної панелі для Excel, авторство якого належить знову ж таки, Алессандрі Блейкстон, я вже писав раніше, але не побоюсь повторитись, бо шаблон дійсно чудовий.

Завантажити його ви можете звідси.

Інші цікаві шаблони та інструменти

PowerPoint та Excel – не єдині програми для створення METRO-подібних інтерфейсів. Ось тут ви можете ознайомитись з непоганою добіркою ресурсів, які ви можете використати для досягнення цієї мети. Тут ви знайдете шаблони для створення не тільки презентацій, але й веб-додатків.

Також раджу подивитись на Windows8Templates. На відміну від розглянутих вище ресурсів, ці шаблони будуть коштувати вам грошей, однак виглядають вони дуже якісно й професійно.

Подібний продукт, хоч і не зовсім у METRO-стилі – PowerPoint Prototyping Toolkit. Його ви можете завантажити і використовувати безкоштовно.

Звичайно, це ще не все – METRO багато кому не дає спокою. Чудовий приклад – це шаблони для сертифікованих тренерів Microsoft – MCT Barnd Template та MTA Walking Deck – це чудові зразки METRO-дизайну.

Що ж, друзі – на цьому все. На мене чекають підготовка до відправки у сервісний центр мого планшету MyTab U30GT2, який почав дуже швидко розряжатись, та й взагалі, поводить себе дуже дивно, а потім – чергові серії “Декстера”

До зустрічі за тиждень! Хай вам щастить!

З Новим вас 2014 роком і з наступаючим Різдвом Христовим!

Свята ще тривають, проте вже за тиждень почнуться звичайні будні, треба буде повертатись до роботи (а як же не хочеться!). А яка з офісних програм є найпопулярнішою і найчастіше використовуваною? Правильно, Microsoft Excel!

Тож сьогодні мені хотілося б повернутитсь до теми, яку я вже давненько не піднімав – теми ефективного використання Microsoft Excel. А оскільки зараз новорічні свята (хоч не дуже в це віриться, якщо визирнути у вікно), я спробую попрацювати помічником Діда Мороза і передати вам новорічні подарунки, які безпосередньо стосуються Excel. Та ще й від себе дещо додам!

Подарунок перший

Почну з розповіді про людину, яка сьогодні грає роль самого Діда Мороза.

Справа в тому, що вже кілька років я періодично читаю блог Сhandoo.org, автор якого, Chandoo, або в зіичайному житті Purna Duggirala, робить велику справу, публікуючи безліч корисної інформації стосовно використання Microsoft Excel. Як я вже говорив, цей блог читаю і я особисто і своїм студентам теж раджу.

І ось, напередодні Нового року,  Chandoo зробив всім нам чудовий подарунок – безкоштовну книгу “25 порад з Excel”! Завантажити її можна абсолютно безкоштовно за цим посиланням або просто натиснувши на зображення подарунка нижче:

Ну що, виконав я обов’язки помічника Діда Мороза?

Подарунок другий

А ось ще один подарунок. І знову ж таки від Chandoo. За цим посиланням ви маєте змогу завантажити шаблон календаря на 2014 рік з можливістю планування справ на кожен день. Навіть якщо ви не будете ним користуватись, завантажте – просто аби подивитись як все влаштовано.

Тут же можна завантажити шаблон списка справ і фотокалендаря для Excel. Теж дуже раджу на них подивитись.

До речі, на сайті є окремий розділ, звідки ви можете завантажити велику кількість цікавих безкоштовних шаблонів для Excel.

Подарунки третій і четвертий – мої знахідки

А тебе ще парочка подарунків від мене. Хоч, знову ж таки, не від мене особисто – просто дві чудові речі, на які я випадково наткнувся, читаючи новини одного ранку за чашкою кави. Якось так співпало, що подарунків теж два. І це теж цікаве чтиво на тему Excel і цікавий шаблон.

Подарунок третій

Я впевнений – всі ви використовуєте формули для виконання обчислень в Excel. Ось за цим посиланням ви можете прочитати статтю Steve Quatrani, експерта і тренера з Excel про 10 функцій, які допомагають йому в роботі.

Так, деякі з них вам вже добре відомі, проте б’юсь об заклад – щось користне для себе ви все ж таки прочитаєте!

Подарунок четвертий

Як би ми не ставились до Windows 8 та її метро-стилю, іноді “живі плитки” виглядають вельми непогано, і що найголовніше – доцільно. Сам я теж іноді використовую такі речі.

Трохи згодом я напишу велику статтю про метро-шаблони документів для різних програм Microsoft Office, а поки що хочу поділитись з вами знайденим чудовим і абсоютно безкоштовним метро-шаблоном для Excel.

Він являє собою інформаційну панель (dashboard), яка візуально представляє інформацію стосовно здійсненого навчання персоналу. Виглядає вражаюче:

Сам шаблон ви можете завантажити звідси. Опис і коментарі щодо його використання – тут.

Що ж, на сьогодні все.

Ще раз зі святами вас! До зустрічі за тиждень, друзі!

Я не вживаю спиртних напоїв, тож вино я (хоч і грузинське) не п’ю, проте дуже полюбляю грузинську кухню, особливо мінгрельську – солону і пекучу. А грузинський хліб? Хачапурі і кубдарі у нас, в Україні, не можна навіть порівнювати зі справжніми грузинськими, випеченими у тебе на очах і прямо з печі поданих на стіл ! А є ще ж стільки смачних речей, назв яких я навіть і не запам’ятав! А ще – соковиті фрукти і казково смачні грузинські лимонади – солодкі, як у дитинстві. І звісно ж, Боржомі.:-)

В Грузії живуть дуже гостинні люди і завжди сонячно, про їжу я вже говорив:-), тож цього разу я вирішив узяти з собою дружину. І поки я працював вона прогулювалась містом, а після закінчення робочого дня я складав їй компанію. Ось тут ви маєте нагоду переглянути кілька фото з цієї поїздки. А я хочу трохи поговорити про те, що ж саме я розповідав на тренінгах.

Сподіваюсь, всі знають, що таке HTML5?  Ні це не п’ятий розряд з навичок знайомства з дівчатами (How To Meet Ladies):-) Це – новий стандарт мови створення гіпертекстових документів (Hyper Text Markup Language), або по-простому – веб-сторінок, який дозволяє вам без зайвих зусиль, сторонніх бібліотек та плагінів для браузера створити щось красиве і поділитись ним зі світом.

Для розробників, можливо буде цікаво переглянути мої нотатки та список додаткових матеріалів з тренінгів, які я виклав ось тут. А для користувачів я хочу розповісти яким чином HTML5 може допомогти вам під час наступної презентації.

Так, всі ми звикли використовувати PowerPoint або щось аналогічне. Однак, як би ви не старались – використовували якісні фотографії замість кліпарту, скорочували текст слайдів, використовували влучні анімації та вражаючі переходи між слайдами – все одно це PowerPoint. Я не хочу сказати, що зробити щось красиве таким чином неможливо – ні, однак, всі PowerPoint-презентації в кінці-кінців схожі одна на одну і ми завжди можемо впізнати PowerPoint, коли бачимо слайд-шоу.

А HTML5 дає вам можливість виділитись. Так, доведеться трохи попрацювати руками і головою:-), а не мишкою, зате ви отримаєте масу переваг:

• слайди можна демонструвати будь-де і без зайвого ПЗ – був би лише сучасний браузер
• слайди можна редагувати будь-де і також без зайвого ПЗ – хоч у “Блокноті”
• слайди в їх оригінальному вигляді можна буде без зусиль опублікувати  в Інтернет
• ну і останнє – демонструючи HTML5-слайди, ви демонструєте аудиторії свою технологічну “просунутість”. Як то кажуть, “Понти – велика сила!”:-)

Недоліки також є:

• браузер, в якому ви плануєте демонструвати слайди, повинен підтримувати HTML5, а це Internet Explorer 10, а краще – Chrome або Firefox
• скоріш за все, ви не зможете обирати з такого широкого асортименту ефектів анімації та переходів між слайдами
• створення таких слайдів – забавка скоріше для гіків, а не пересічних користувачів

Тих, кого я не ще злякав:-), я закликаю подивитись на один з непоганих шаблонів для створення HTML5 –  HTML5 slide template for Google I/O 2012. Виглядають вони дуже й дуже непогано:

А тут ви можете переглянути “живе” демо. Шаблон можна завантажити на свый комп’ютер з допомогою git і гратись ним досхочу. До речі, існує маса конкуруючих продуктів, прочитати про які ви можете тут.

Якщо ж для вас це все ще виглядає складно, ви можете використати онлайнові редактори HTML5-презентацій – наприклад, slid.es, SlideCaptain, Corpgenie чи eMaze, де ви можете створити новітні слайди візуально, не складніше ніж у традиційному ПЗ, ще й у середовищі, оптимізованому під тач:-).

Існують й конвертери з PowerPoint у НTML5, тож ви можете створити слайди в PowerPoint і просто конвертувати у жаданий гіківський формат:-). Прикладами таких продуктів є HTML5Point або старий знайомий iSpring Pro.

А якщо у вас є блог на WordPress, то ви теж на коні:-), оскільки існує плагін для WordPress, який дозволяє вбудувати редактор HTML5-слайдів прямо у панель керування блогом. Wow!

А ще ви можете створювати HTML5-тести і опитування, скориставшись програмою під назвою Question Writer.

І це ще далеко не все! Виникає питання – а чого не можна зробити з HTML5?
Якщо у вас є якісь ідеї з цього приводу – дайте мені знати, будь ласка!

До зустрічі за тиждень!
Хай вам щастить!

Пишу, щоб привітати вас з наступаючим святом всіх закоханих – Днем Святого Валентина. Кохайте і будьте коханими! Щастя вам, друзі! А тим, хто ще не знайшов свою половинку, бажаю знайти її найближчим часом.

До речі, а ви вже підготували подарунок для коханої людини? Користуючись нагодою, хочу дати вам одну пораду: будь-який подарунок вдало доповнить валентинка, зроблена власноруч. А де знайти шаблони валентинок? Правильно – на всім нам відомому порталі Office Online. Наприклад, оця листівка, виглядає непогано, ця, ця і ця – ще краще,  а ця і ось ця добре підійдуть для дітей. Думаю, ви знайдете їх там ще чимало. А ще ж можна подивитись на англомовному і украіномовному порталі…

А тут є чимало валентинок у форматі PSD (PhotoShop).

Ви скажете, а де ж валентинки зроблені власноруч? Тут же лише завантажити і роздрукувати! Так-то воно так, однак, це лише шаблони, відштовхнувшись від яких ви можете створити власну унікально листівку. Спробуйте, ввімкніть фантазію! А Office Online вам допоможе.

Тож, до справи. І ще раз вас з святом кохання!

Сьогодні мені хотілося б поговорити про Microsoft Office PowerPoint, вірніш не про сам PowerPoint, а про чудові нові динамічні шаблони презентацій, які не так давно у кількості 34 одиниці з’явились на Office Online.

Кожен шаблон певним чином використовує відео – або у якості фонового зображення, або як колонтитул, тощо.

Ви можете використати ці шаблони у тому вигляді, як вони є, або створити щось своє на зразок, почитавши покрокові інструкції, наведені у замітках до слайдів.

Завантажити ці чудові шаблони можна тут.

Також завітайте сюди – тут ви знайдете непогану підбірку з 91 мультимедіа-презентацій. Один з шаблонів я вже використав для презентації проекту одного з моїх нових тренінгів, і слайди дійсно справизи значне враження на потенційного інвестора.

Дійсно, обрати є з чого. І це одна з тих речей, за які я поважаю Microsoft – чудова підтримка своїх продуктів і сервісів – довідкові матеріали, навчальні курси, відеоуроки, шаблони документів…

Тож, гайда на Office Online, обирайте, завантажуйте шаблон за смаком і ваші слайди гарантовано справдять враження на тих, для кого вони створювались!

Звичайно ж, я попрадив звернути увагу на безкоштовні шаблони презентацій на Office Online. І стогодні мені хочеться розповісти вам про деякі з них, а саме – про 165 шаблонів, створених одним з PowerPoint MVP.

Тож, що ми робимо? Йдемо ось сюди, і бачимо таку картину:

Як бачите, тут розташовані дійсно 165 чудових абсолютно безкоштовних шаблонів презентацій (навіть 166). До того ж, це не просто шаблони, а приклади слайдів з ефектами і описом – детальним рецептом створення подібних речей самотужки! Чудово, чи не так?

Всі шаблони призначені для PowerPoint 2010, однак, ви можете використовувати їх і з PowerPoint 2007.

Можливо, вас буде також корисно почитати статтю про використання шаблонів, а також подивитись відеодемонстрації обробки зображень для використання в своїх слайдах – застосування художніх ефектів та видалення заднього плану.

Впевнений, до якої події б ви не готували слайди – чи то лекція, чи нарада, чи звіт про результати проекту, чи проектна пропозиція, чи презентація компанії – ці шаблони допоможуть вашим слайдам виглядати професійно, а вам – вразити своїх опонентів. Спробуйте!

P.S. Якщо вже мова зайшла про відео, завітайте також сюди, і подивіться чудовий ролик про еволюцію ще одного чудового продукту з родини Microsoft Office – Excel, який не так давно відсвяткував своє 25-річчя!

Надолужуючи втрачене, хочу щиро привітати всіх з початком чергового навчального року, і побажати успіхів в начанні учням і вчителям, та й взагалі, всім нам. І не треба думати, що цей день когось з нас не стосується – врешті решт, ми навчаємось все своє житття…

А щоб зробити цей процес приємнішим, завітайте на Office Online, і подивіться, що Office 2010 може запропонувати для навчання. Впевнений – і учні і вчителі знайдуть тут щось цікаве для себе.

Для учнів тут є велика колекція шаблонів документів російською та українською мовами. Для вчителів – чудове ПЗ під назвою Mouse Mischief, яке дозволяє створювати інтерактивні презентації, що керуються кількома маніпуляторами. Таким чином, ваші студенти з пасивних глядачів перетворюються на повноправних учасників навчального процесу, відповідаючи на запитання тестів, малюючи на екрані, і т.д. Дуже раджу спробувати!

Гарних оцінок вам і вдячних учнів!

P.S. А ось, на закуску, нова цікавинка на тему Office: спробуйте-но в Word 2010 написати =rand.old() і настиснути Enter. Цікавий результат, чи не так?:-)

А сьогодні я вирішив поділитись з вами моїми міркуваннями на тему праці протягом хвороби – що, як, де шукати допомогу і т. п.

А почнемо ми з теорії – з тих правил, яких я б радив притримуватись, якщо ви (не дай Боже) захворієте.

Як ви вважаєте, чому я знову захворів? Правильно – тому, що ледь мені стало краще, я побіг до спортзали і почав тягати важке залізо. Тож, на час хвороби запам’ятайте перше правило – прислухайтесь до свого організму, давайте йому перепочити, відновитись після хвороби. Не форсуйте події, не намагайтесь при перших же ознаках одужання миттєво надолужити втрачене.

А чому я взагалі хворів так довго? Тому що за роботою мені було ніколи працювати – будучи ледве живим, я поїхав в інше місто проводити тренінги, і до речі, провів їх більш ніж пристойно, хоч і за рахунок власного здоров’я. Тож, правило друге – зверніться до лікаря, не сподівайтесь, що хвороба пройде сама собою. Не жертвуйте своїм здоров’ям на користь роботі і зароблянню грошей.

Що б могло мені допомогти одужати скоріше? Відпочинок! Тож, правило третє – якщо ви захворіли – перепочиньте, не вмикайте комп’ютер, не читайте книжок, просто проведіть пару днів у ліжку, попиваючи чай або сок, і обмірковуючи свої наступні кроки. 

До речі, про наступні кроки. Перше, що слід зробити, якщо ви відчули, що захворіли і скоро надовго відійдете від справ, – це переглянути строки виконання поточних проектів. Наступний крок – виявити ті строки, які ще не пізно “зсунути” без негативних наслідків для клієнтів, партнерів, або вашої кар’єри. І останнє – виявити ті строки, які зсувати неможливо, повідомити клієнтів про ваш стан, і спробувати знайти компроміс (у вигляді віддаленої роботи через Інтернет і т. ін.). Можливо, від деяких проектів навіть доведеться відмовитись, або передати їх комусь іншому.:-(

Виконуєчи ці дії, слід керуватись такими простими принципами:

• Клієнт має право знати все. Дійсно, клієнти не люблять сюрпризів, тож повідомляйте їх про свій стан, і про стан їхнього проекту, особливо якщо ваша хвороба означає затримку строків (далі я пораджу, як цьому запобігти)
• Поставте себе на місце клієнта. Подивіться на ситуацію очима замовника, будьте реалістом – ніхто не прагне зсувати строки проекту і втрачати час і кошти заради вас. Тож, не слід і чекати цього. Слід лише подумати про те, яким чином мінімізувати втрати клієнта, і свої особисті втрати (читайте далі), спричинені хворобою
• Перегляньте свої приорітети. У нормальному стані клієнт і його потреби посідали чільне місце у всіх ваших активностях. Хвороба ж – це час змінити приорітети, і сфокусуватись на собі, на своїх потребах, знайти шляхи якнайшвидше відновитись, відпочити.Однак, пам’ятайте – це не означає просто відмовитись від всіх своїх зобов’язань!

А чи можна запобігти втратам, спричиненим хворобою? Звичайно ж можна спробувати:

• плануючи свою роботу, передбачайте буферний час, за рахунок якого ви зможете компенсувати затримки, спричинені хворобою, сімейними обставинами, природними катаклізмами:-) і т.ін.
• сформуйте окремий грошовий фонд на випадок хвороби чи інших обставин, які спричиняють втрату працездатності. Це можна зробити, наприклад, відкладаючи 10% вашого щомісячного прибутку в окрему “шухлядку” (роль якої може грати банківський депозит, рахунок, або карта). Таким чином, ви самі оплачуєте свій лікарняний.

Що ж, думаю, теорії достатньо. Детальніше ви можете почитати тут. А ми поговоримо про конкретні інструменти. Так, я пам’ятаю про правило звернутись до лікаря, і не запускати хворобу. А якщо це неможливо? Тоді ви можете спробувати поставити собі діагноз самотужки з допомогою сервісів http://www.diagnos.ru/ і http://www.medical-center.ru/diagnose.html. Вони запропонують вам набір запитань, і за вашими відповідями на них сформують список можливих хвороб з оцінкою їх ймовірності.

Для відслідковування змін свого стану протягом хвороби можна використовувати безкоштовні шаблони для Microsoft Office Excel, які в чималій кількості доступні на Office Online, а ще тут, тут, тут, і тут.

Чимало корисної інформації стосовно лікування різноманітних захворювань і медицини взагалі, ви можете знайти тут і тут. Перший з запропонованих сайтів містить непогану медицинську енциклопедію, а другий дозволяє отримати кваліфіковану консультацію від лікарів професіоналів.

Сподіваюсь, мої поради не стануть вам у пригоді.:-) Міцного вам здопров’я. Не хворійте!

Сьогодні ж мені хотілося б розглянути ситуацію, коли жоден з запропонованих шаблонів з тих чи інших причин нас не задовольняє.  Це цілком природня ситуація (запитання на цю тему я отримую майже регулярно), оскільки витрачений час відслідковується по-різному, в залежності від компанії та посади, тож іноді доводиться засукати рукава, і позробити потрібний шаблон самостійно. А ще хотілося б, щоб усі розрахунки, і навіть введення частини вихідних даних робились автоматично.

Створюючи шаблон для обліку робочого часу, слід не забувати про такі важливі речі, як:

• користувач – ви створюєте шаблон для власного використання, чи його також будуть використовувати інші люди?
• звітний період – це буде звіт за тиждень, два тижні, місяць?
• спосіб оплати – чи буде розмір погодинної оплати залежати від проекту, над яким ви працюєте? Чи буде ваш документ рахувати і суму оплати, чи лише витрачений на роботу час?

Добре поміркуйте над цими питаннями, і ми почнемо.

Визначаємо цілі

Припустимо, що шаблон, який ви створюєте, будуть використовувати інші працівники компаніє. В цьому випадку треба врахувати одразу кілька важливих моментів:

• валідація – яким чином ви забезпечите перевірку правильності даних, введених користувачем (наприклад, формат дат, грошових сум і т.ін.)?
• доступність – яким чином користувачі отримуватимуть доступ до шаблону (локальний файл, спільна тека, файл, опублікований на інтранет-порталі, і т.д.)?
• захист – як ви забезпечите захист шаблону від змін внесених користувачем (формули, макроси, і т.п.)?
• розмежування доступу – яким чином ви будете захищати конфіденційні дані, введені користувачем від інших працівників?

Непрості запитання, чи не так? Однак, якщо ви створюєте шаблон документу для власного використання, ваша задача значно спрощується.:-)

Будуємо бланк

Перший крок у справі створення нашого шаблону – це побудова “шапки” – введення назв полів для всіх даних, які будуть у ньому міститися.

Це можуть бути:

• Інформація про співробітника
  • ім’я
  • посада
  • табельний номер
  • назва відділу
  • ім’я керівника
  • …

Не слід захоплюватись цією справою – включайте в документ лише ті дані, які там дійсно повинні бути.

• Початок звітного періоду
  • перший день тижня
  • перший день звітного місяця
  • початковий і кінцевий дні двотижневого періоду
  • початковий і кінцевий дні довільного періоду часу

Якщо ваш шаблон буде розраховано на фіксований проміжок часу, ви можене навіть заздалегідь згенерувати дати, назви днів тижня та ін.

• Записи про витрачений час
  • час початку і завершення роботи
  • перерви
  • час хвороби
  • вихідні дні
  • перепрацювання (оплачується за подвійним тарифом!:-))
  • …
• Підсумки
  • проміджні підсумки
  • загальний підсумок
  • місце для підпису співробітника і його керівника

Що саме з переліченого вище ви будете використовувати, залежить від ваших конкретних потреб і стандартів, прийнятих у вашій компанії.

Результат цього першого кроку – “шапка” документу – може бути, наприклад, таким:

Автоматизуємо введення дат

Звичайно, користувачі можуть вводити дати самостійно. Однак, найбільше помилок виникає саме при введенні дат – люди використовують неправильний роздільник між числом, місяцем та роком, плутають місцями дату і місяць, і т. ін. Тож, правильна карма – генерувати дати автоматично. Звичайно, це вдасться лише в тому випадку, коли ви точно знаєте на який проміжок часу буде розрахований даний шаблон (ви можете створити їх декілька – для різних звітних періодів).

Почнемо:

• припустимо, що людина ввела початкову дату в полі “Звітний період” (комірка B2). Так, користувач може помилитись і тут, однак, це допустимий ризик.:-). Якщо ж ви все ж таки хочете перестрахуватись, застосуйте до цієї комірки правила валідації даних (вкладинка Data, команда Data Validation в групі Data Tools):

Тепер, якщо користувач введе неправильну дату, він побачить ось таке повідомлення:

• В першій комірці поля “Дата” (А8) вводимо формулу: =IF(B2<>"";B2;"")
  Результат повинен бути таким:

  

• У комірку А9 вводимо формулу: =IF(A8<>"";A8+1;"")
  Отримуємо:

  

• Копіюємо формулу, введену у комірку А8 стільки разів, скільки це нам потрібно. Наприклад, для звіту за два тиждні, нам слід “протягти” формулу до комірки А21 включно:

• Вводимо до комірок стовпчика В формулу, яка відображає день тижня для дати, записаної у відповідній комірці стовпчика А. Наприклад, у комірці В8 ми пишемо: =А8, після чого протягуємо формулу до комірки В21 включно:

  
  Не дивуйтеся, зараз ми відформатуємо дані належним чином, і все буде гаразд.

Форматуємо дати і дні тижня

Для цього ми виконуємо такі дії:

• Виділяємо діапазон А8:А21
• Правим кліком мишею викликаємо контекстне меню, і обираємо пункт Format Cells… 
• На вкладинці Numbers вибираємо категорію Date і натискаємо Ok:

  

• Виділяємо діапазон B8:B21
• Правим кліком мишею викликаємо контекстне меню, і обираємо пункт Format Cells… 
• На вкладинці Numbers вибираємо категорію Custom
• У полі Type пишемо dddd:

  

   

Результат повинен бути таким:

Рахуємо відпрацьовані години

У комірку G8 пишемо формулу =IF(((D8-C8)+(F8-E8))*24>8;8;((D8-C8)+(F8-E8))*24).

Копііюємо її у всі комірки стовпчика до G21 включно. Думаю, тут все зрозуміло – формула просто додає різницю між часом початку роботи і часом її закінчення до обідньої перерви і після, а потім множить на 24, визначаючи таким чином кількість відпрацьованих годин. Якщо виходить більше 8, в комірку все одно записується 8.

Отримуємо таку картину:

Поки що скрізь нулі, оскільки комірки стовпчиків C,D,E,F не містять даних.

Рахуємо надлишкові години

У комірку H8 пишемо формулу =IF(((D8-C8)+(F8-E8))*24>8;((D8-C8)+(F8-E8))*24-8;0)).

Копііюємо її у всі комірки стовпчика до H21 включно. Вважаю, що формула виглядає цілком логічною, і не вимагає пояснень.

Отримуємо таку картину:

Форматуємо час початку і закінчення роботи

• Виділяємо діапазон C8:F21
• Правим кліком мишею викликаємо контекстне меню, і обираємо пункт Format Cells… 
• На вкладинці Numbers вибираємо категорію Time і формат 13:30, натискаємо Ok:

  

Вводимо стандартні години початку і закінчення роботи

Для звичайного 40-годинного робочого тижня все буде дуже просто:

Зверніть увагу на те, що відпрацьований та надлишковий час вже пораховано автоматично. Зрозуміло, що це лише зразок. Користувачі можуть правити ці години у відповідності до їх власного розкладу.

Залишилось лише задати для стовпчиків G і H формат Number (на випадок, якщо будуть вказані години з хвилинами):

У якості ж “стандартної” тривалості хвороби і перерв вписуємо нулі, застосувавши той же формат (Number), що і для стовпчиків G і H:

Це також лише зразок – у разі потреби працівник впише відповідну кількість втрачених годин.

Підводимо підсумки

Що ж, залишилось підрахувати підсумки за кожен день і за весь звітний період:

• У комірку K8 вписуємо формулу: =G8+H8-I8-J8
• Копіюємо її у всі комірки стовпчика аж до K21 включно:

Останній штрих – на всяк випадок – перевірка отримних сум. Задля цього, у комірку К22 ми пишемо таку формулу:
=IF(SUM(K8:K21)=(G22+H22-I22-J22);SUM(K8:K21);"Помилка!"). Зміст формули, вважаю, зрозумілий: якщо суми за рядками і стовпчиками “не сходяться”, у комірці з’явиться напис “Помилка!”.

На даному етапі ви можете також спробувати повводити різні значення у поля “Звітний період”, “Початок”, “Кінець”, “Хвороба” і “Перерви”, аби впевнитись, що все рахується так, як слід.

Останні штрихи

Все! Залишилось лише відформатувати шаблон за власним смаком (кольори, шрифти, назва і логотип компаніі та ін.)

Бажаючі зробити шаблон ще кращим можуть спробувати застосувати валідацію даних до діапазону C8:F21, аби не дати можливості користувачам ввести неправильний час:

Ще одне вдосконалення – захист формул. Однак, я б волів надати право зробити це вам. Нехай це буде невеличким домашнім завданням.:-) І маленька підказка – не забудьте, що захист комірок не працію, доки ви не захистили лист.

На сьогодні все. Ми своїми руками створили шаблон звіту про відпрацьований час, який сподіваюсь, дозволить вам і вашим колегам цей самий час економити, не винаходячи кожного разу велосипед.:-)

Цей пост я написав на основі статті Build a simple timesheet in Excel. Цікаво, а чи знайдете ви в оригіналі статті помилку, яка робить створюваний документ нефункціональним?