Сьогодні мені хочеться розповісти вам про одну непомітну особливість Microsoft Excel, за допомогою якої ви зможете швидко отримати відповіді на прості питання, пов’язані з даними.

Мова в нас піде про рядок статусу, на який багато хто звик не звертати уваги. А даремно…

Тож, уявімо собі, що у нас є табличка, яка містить стовпчик чисел, наприклад, ось така:

А тепер просто виділіть кілька чисел:

Зверніть увагу на рядок статусу, ось вони – швидкі результати – середнє, кількість значень, кількість чисел, мінімум, максимум, сума…

Чудово, чи не так?

А налагодити рядок під свої потреби – простіше простого – просто зробіть правий клік на ньому:

Думаю, цей скріншот пояснень не потребує. Як бачите, ви можете вивести в рядок статусу чимало корисної інформації і гнучко змінити його за власними вподобаннями.

І це лише одна з приємних дрібниць Excel. Далі буде!

А розповісти сьогодні я хочу про одну стару як світ фічу Microsoft Office Word, на яку, як показує досвід спілкування з людьми в ході тренінгів, багато хто не звертає уваги. Мова в нас піде про такий потужний інструмент форматування, як горизонтальна лінійка. Якщо ви вмієте нею користуватись, можете далі не читати, хоч я все-таки попросив би вас трохи почекати – можливо, ви й знайдете тут щось нове для себе.

Тож, почнемо.

Давайте запустимо Word і подивимось на горизонтальну лінійку. Якщо ви не бачите її, ввімкніть перемикач Ruler у группі Show вкладинки View:

Тепер бачите?

Зверніть увагу на невеличку кнопочку у лівій частині лінійки, на якій зображено щось на кшталт великої латинської літери L, а також на три трикутних і один прямокутний маркер на самій лінійці. Це і є наші робочі інструменти.

Що вони дозволяють робити? Все дуже просто. Кнопку зліва призначено для вибору виду табуляції. Спробуйте понатискувати на неї і ви побачите, як змінюється зображення на кнопці. Вибрали? Тепер можна розставляти позиції табуляції лівими кліками на лінійці, а потім в тексті пересуватись між ними, натискаючи клавішу TAB. Різні види табуляторів дозволяють по різному вирівнювати текст, який знаходиться в їх позиції. Наступний малюнок (який я взяв  з Office Online) дуже непогано іллюструю сказане мною вище і позбавляє мене необхідності розповідати про кожен вид табулятора окремо:

У якості прикладу я пропоную розглянути таку життєву ситуацію: вам необхідно підготувати інструкцію з техніки безпеки, яку повинні підписати керівник підприємства, технолог і інженер з техніки безпеки. Підписи повинні бути розташовані внизу і вирівняні по центру. Як це зробити? Легко.

Починаємо зі створення заголовку. Звичайно ж ви пам’ятаєте, що перетворити текст на заголовок першого рівня – простіше простого – достатньо натиснути CTRL+ALT+1?

Далі йде текст. Реальний документ, звичайно ж, буде містити дещо адаптовану версію типової інструкції, знайденої вами в Мережі. А ми, з метою демонстрації використаємо функцію =rand(6,4), яка згенерує нам шість параграфів “випадкового” тексту по чотири речення в кожному.

І ось він, момент істини! Переїодимо до підписів. Для цього обираємо табулятор з вирівнюванням по центру, схожий на перевернуту літеру Т: Залишилось тільки розташувати три табулятора на лінійці, наприклад, ось так:

А далі все просто – натискаємо TAB, набираємо слово “Затверджено”, виділяємо його (CTRL+SHIFT+стрілка вліво), копіюємо його у буфер обміну (CTRL+C), натискаємо TAB, вставляємо з буфера (CTRL+V), ще раз TAB  і ще раз вставляємо. Натискаємо SHIFT+ENTER, щоб продовжити параграф з нового рядка, і таким самим чином набираємо посади затверджуючих. Далі так само готуємо місце для підписів (SHIFT+-) і вводимо прізвища і ініціали. В результаті має вийти щось такого типу:

Все! Ви легко і просто сформували місця для підписів, текст в кожному з блоків автоматично вирівнявся по центру, а за допомогою лінійки ви тепер можете легко і просто рухати окремо кожен блок підпису. Для цього треба просто пересунути маркер на лінійці в нове положення. Чудово, чи не так?

Але відкритим залишось питання про три трикутних і один прямокутний маркер. Вони призначені для утворення відступів і полів тексту. Думаю, ще одна картинка з Office Online позбавить мене зайвих слів:

Тож, на сьогодні все. Сподіваюсь, ця стаття була корисною для вас. Якщо ж після читання у вас залишились якісь запитання, я буду радий відповісти на них в коментарях. До скорої зустрічі!

Звичайно ж, я попрадив звернути увагу на безкоштовні шаблони презентацій на Office Online. І стогодні мені хочеться розповісти вам про деякі з них, а саме – про 165 шаблонів, створених одним з PowerPoint MVP.

Тож, що ми робимо? Йдемо ось сюди, і бачимо таку картину:

Як бачите, тут розташовані дійсно 165 чудових абсолютно безкоштовних шаблонів презентацій (навіть 166). До того ж, це не просто шаблони, а приклади слайдів з ефектами і описом – детальним рецептом створення подібних речей самотужки! Чудово, чи не так?

Всі шаблони призначені для PowerPoint 2010, однак, ви можете використовувати їх і з PowerPoint 2007.

Можливо, вас буде також корисно почитати статтю про використання шаблонів, а також подивитись відеодемонстрації обробки зображень для використання в своїх слайдах – застосування художніх ефектів та видалення заднього плану.

Впевнений, до якої події б ви не готували слайди – чи то лекція, чи нарада, чи звіт про результати проекту, чи проектна пропозиція, чи презентація компанії – ці шаблони допоможуть вашим слайдам виглядати професійно, а вам – вразити своїх опонентів. Спробуйте!

P.S. Якщо вже мова зайшла про відео, завітайте також сюди, і подивіться чудовий ролик про еволюцію ще одного чудового продукту з родини Microsoft Office – Excel, який не так давно відсвяткував своє 25-річчя!

Колись я вже писав про те, як за допомогою валідації даних організувати для певного діапазону вибір значень з випадаючого списку. Однак, не так давно мене запитали: а як зробити так, щоб людина могла вводити в певний діапазон комірок лише унікальні значення?

Відповідь на це питання проста – за допомогою тієї ж валідації даних!

Уявіть собі, що ви заповнюєте таблицю, в якій вказуєте дати, назви і бюджети маркетингових активностей, які ви організуєте. Домовимось, про такі речі: а) всі заходи – одноденні, б) ви не можете проводити більше одного заходу на день.

Тепер, з врахуванням домовленостей, наша задача полягає в тому, аби не дати користувачеві помилково продублювати дату – всі вони повинні бути унікальними.

Робиться це просто:

1. Виділяємо діапазон, в якому у нас містяться дати. Наприклад, C3:C17
2. На вкладинці Data, в групі Data Tools обираэмо команду Data Validation

   
   

3. У діалоговому вікні, яке з’явиться, у полі Allow обираємо Custom, а у поле Formula пишемо ось таке: =COUNTIF($C$3:$C$17;C3)=1. Зміст формули простий – вона повертає TRUE, якщо значення поточноі комірки уже міститься у вказаному діапазоні (тобто, комірка з таким значенням в діапазоні вже є хоча б в одному екземплярі). Зверніть увагу, що діапазон задано з абсолютними адресами, а адреса комірки – відносна, і може змінюватись

   
   

4. Переходимо до вкладинки Input Message і пишемо текст запрошення, якмий буде виводитись у спливаючому вікні під час активації комірки. На вкладинці Error Alert вводимо текст повідомлення про помилку, яке з’явиться, якщо користувач введе неунікальне значення

   
   
   

5. Натискаємо кнопку Ok. Все! Готово! Насолоджуємось результатом:

А тепер пробуємо ввести якусь дату, яка вже є в таблиці, наприклад, 24.01.2011:

Красота, чи не так?

P.S. Почитати детальніше ви можете на сайті TechRepublic. До речі, там можна знайти ще багато чого цікавого стосовно використання Microsoft Office.

Сьогодні мені хотілося б розповісти про деякі гарячі клавіші Microsoft Excel, які дозволяють швидко переміщуватись по таблиці, і робити ще багато чого цікавого.

Ідея написати такий пост народилась в ході мого останнього тренінгу з Microsoft Excel, адже люди постійно кажуть: “Key Tips – це круто, а які ще є корисні гарячі клавіші?”

А почнемо ми з відображення Excel на екрані. Думаю, я не єдиний користувач Excel, кому завжди не вистачає робочої області екрану (навіть зараз, коли вдома ремонт і замість мого монітора 23” мій системник тимчасово під’єднаний до телевізора в залі з розміром 42”). А що ми робимо, аби збільшити робочу область? Правильно, натискаємо Ctrl+F1, аби підтягти догори стрічку.

А можна зробити ще радикальнішу річ – натиснути Alt+V, а потім U, щоб перейти до повноекранного режиму. Щоб вийти з нього достатньо натиснути Esc.

Що ж, підемо далі. Всі ми використовуємо PgUp і PgDn для посторінкового переміщення по вертикалі. А спробуйте-но натиснути Alt+PgDn, або Alt+PgUp! Правда, круто? Це буде теж посторінкове перелистування, але по горизонталі!

Всі знають, що роблять Ctrl+Home і Ctrl+End (якщо не знаєте – спробуйте і дізнаєтесь!). Спробуйте також натиснути Ctrl+стрілка вправо, вліво, вверх, або вниз. Це дозволить вам переміститись до межі поточного регіону.

Чи користувались ви хоч раз режимом Scroll Lock? Якщо ні – спробуйте! Після натиснення Scroll Lock клавіші зі стрілками дозволять вам не переміщувати курсор, а просто прогортати таблицю, залишаючи курсор на місці. А  щоб повернутись до поточної комірки вам буде достатньо натиснути Ctrl+Back Space. До речі, Alt+Back Space працює нарівні з Ctrl+Z, дозволяючи відмінити останню операцію.

Скажіть, а я к ви зазвичай змінюєте масштаб? Ctrl+коліщатко миші? А можна ще й так – Alt+V, а потім Z і C – тепер можна задати нестандартне значення масштабу, наприклад, 165%. Alt+V,Z,2 – встановити масштаб 25%, Alt+V,Z,1 – 100%.

Alt+W,S  дозволяє розбити (Split) вікно Excel, F6 потім дає можливість переміщуватись між частинами вікна. Alt+W,F,F – зафіксувати рядки/стовпчики, які розташовані вище/лівіше поточної комірки. Alt+O,R,H і Alt+O,C,H дозволять заховати (Hide) відповідно поточний рядок і стовпчик.

Alt+W,A,T, Enter – розташувати вікна Excel  поруч, що дуже зручно, коли треба порівняти вміст двох документів.

І це – далеко не все. Я впевнений, почитавши, наприклад, Office Online, ви знайдете багато інших корисних клавіатурних скорочень, які дозволять вам економити час, працюючи з Microsoft Excel.

Перш за все, я прошу вибачити мені за те, що я цілий тиждень (ви можете в це повірити?) не писав нічого нового. Однак, в мене є поважна на те причина – я завзято працював над новим тренінгом з VBA-програмування для  Microsoft Excel 2007/2010, а потім проводив його у місті Ужгороді, яке мені, до речі, дуже сподобалось.

Незабаром ви зможете завантажити презентації тренінгу з slideshare.net, а поки що я хотів би розповісти вам про одне цікаве запитання, яке я отримав в ході тренінгу. Мова піде про те, як зберегти таблицю Microsoft Excel у вигляді DBF-файлу.

Тож, почнемо.

Раніше ми могли зберігати дані у форматі DBF засобами самого Excel, однак, починаючи з версії 2007, Microsoft видалила з програми цю можливість. Логіка виробника тут цілком зрозуміла. DBF – формат застарілий, і потрібен він лише тим людям, хто змушений працювати з успадкованими системами, які інших форматів просто не розуміють. Однак, а що ж робити, якщо ви є одним з цих “щасливчиків”, і вам справді треба це роботи?

Найпростіший спосіб, який я бачу – імпортувати дані з Excel до Access, і експортувати у формат DBF. Спочатку створюємо нову пусту БД. А імпорт в неї робиться просто – на вкладинці External Dataу групі Import & Link обираємо кнопку Excel. Ну а далі – не важливо, чи імпортуєте ви дані, чи просто зробите посилання на зовнішню таблицю (все це робиться за допомогою майстра, у стилі “Next, Next, Finish”) – робите правий клік на таблиці і обираєте Export > sBase File:

Інший шлях – тримати на машині одночасно Office 2007/2010 і Office 2003 (або OpenOffice), і відкривати ті файли, які слід зберегти у DBF у старій версії Excel (або OpenOffice Calc). В Excel 2003 ви зможете зберегти файл у потрібному вам форматі штатними засобами. Саме так дає раду цій проблемі одна з моїх студенток, якій доводиться регулярно відправляти дані до банку у вигляді DBF-файлу.

Третій спосіб – написати свою власну процедуру на VBA для експорту в DBF. Для цього ви можете використати метод SaveAs об’єкту ActiveWorkbook (див довідку з VBA у Microsoft Excel). Сам я це робити не пробував, однак, вважаю, все повинне працювати. До речі, ось тут vj;yf завантажити ActiveX Dll з класом, який можна використати для роботи з DBF e VBA.

Четвертий спосіб – завантажити безкоштовне доповнення до Excel під назвою SaveDBF. Демо-версія зберігає тільки 30 записів, однак, ви можете написати листа автору і попросити вислати вам повну версію програми.

І, нарнешті, п’ятий спосіб – використати XLS (Excel) to DBF Converter від White Town. Ця програма не є безкоштовною, однак коштує дуже недорого (близько $30), ви можете завантажити пробну версію, а потім, якщо сподобається, придюати ліцензію.

Ось такі я бачу способи розв’язати цю проблему. Можливл, хтось зможе додати ще щось?

Нещодавно я провів тренінг з Access та Excel 2003, і подумав, що мабудь чимало компаній й досі використовують застарілі версії Office. І це дуже сумно, адже старим версіям не тільки бракує функціоналу, вони просто незручні у використанні. Як часто, в ході тренінгц люди висловлювали свою щиру заздрість, спостерігаючи за тим, як я використовую Office 2010!

Як аргумент проти переходу на сучасні версії Office, люди часто говорять, що до нових версій треба звикати, їх треба вивчати. Однак, Microsoft робить дуже багато для того, аби зробити цей адаптаційний період  якомога безболіснішим!

Перше, що приходить в голову, коли мова йде про вивчення нових версій – це безкоштовні книги по Office. В цьому плані я можу порадити дві книжки від Microsoft:

• Getting started with Microsoft Office 2010. Дуже корисний документ, основний акцент в якому робиться на відмінностях нової версії від попередніх. Ця книжка відповідає на питання “Цо змінилось?”, “Навіщо?”, “Які переваги я можу отримати від цих змін?”. Завантажити її можна тут.

• First Look: Microsoft Office 2010. Цю книжку присвячено розмові про те, яким чином Office 2010 допомогає еффективно виконувати повсякденні, рутинні завдання. Поспішайте отримати свою копію цього документу – строк дії пропозиції обмежено!

Якщо ви працювали з Office 2003 і хочете перейти до використання Office 2007, вам безперечно стануть у пригоді інтерактивні довідники з відшукання команд Office. Це флеш-симулятори програм Office 2003, які при виборі будь-якої команди одразу ж демонструють, де саме вони знаходяться в новому інтерфейсі користувача. Завантажити їх можна тут:

• Access 2007 Guide: Access 2003 to Access 2007 interactive command reference guide

• Word 2007 Guide: Word 2003 to Word 2007 interactive command reference guide

• Excel 2007 Guide: Excel 2003 to Excel 2007 interactive command reference guide

• PowerPoint 2007 Guide: PowerPoint 2003 to PowerPoint 2007 interactive command reference guide

Також ви можете додати прямо в програми Office 2007 додаткову вкладинку Get Started, де буде розташовано команди для доступу до навчального відео, довідки, дискусій та інших матеріалів з Office Online. Завантажити їх можна тут:

• Word 2007 Add-in: Get Started Tab for Word 2007

• Excel 2007 Add-in: Get Started Tab for Excel 2007

• PowerPoint 2007 Add-in: Get Started Tab for PowerPoint 2007

Якщо ж вам взагалі не хочеться шукати команди, ви можете запитати “офіс”, де саме вони знаходяться – просто встановіть доповнення від Office Labs під назвою Search Commands, і ви отримаєте у програмах Office рядок введення, де ви просто пишете назву команди, яку не можете знайти.

Якщо ж мова йде про перехід до використання Office 2010, інтерактивні довідники для всіх програм пакету можна знайти тут. Зроблено їх з використанням Silverlight, і виглядають вони просто чудово.

І це ще не все – на Office Online ви знайдете ще багато чого цікавого – навчальні матеріали, шаблони, статті, присвячені програмам Office…

Я навіть не сумніваюсь в тому, що ви хоча б один раз в житті користувались клавішею Ctrl+H у Microsoft Office Word, аби викликати діалогове вікно “Пошук і заміна”.А чи знаєте ви, що цей функціонал дозволяє вам не просто замінити одне слово іншим, а й виконати значно складніші речі?

Простий приклад: ви пишете лист-рекомендацію, і вже закінчуючи роботу, раптом помічаєте, що замість Олександр Бабич, MCT/MCPD/MCITP/OCUP скрізь написали лише Олександр Бабич.:-) Як виправити ситуацію – додати перелік статусів в кожне речення, де згадується ім’я?

Зробити це дуже просто:

1. виділити ім’я в тексті
2. викликати вікно “Пошук і заміна” (Ctrl+H). Виділений текст повинен автоматично з’явитись у полі Find What

   

3. У полі Replace with напишіть ось такий текст:

   ^&, MCT/MCPD/MCITP/OCUP

   
4. Натисніть кнопку Replace All

Все! Справу зроблено! Чудесний код ^& дозволяє не повністю замінити текст, а лише дещо до нього додати.

І це ще не все! Є й інші коди, за допомогою яких ви зможете творити чудеса:-). Деталі можна почитати на Office Online. До речі, більшість з цих кодів ви можете побачити, якщо натиснете на кнопку More>>, а потім – на кнопку Special:

А ще придивіться до чекбокса з назвою Use wildcards – він дозволяє використовувати під ччас пошуку і заміни шаблони підстановки, такі як ? – один будь-який символ, або * – будь-яке число будь-яких символів. Детальніше – знову ж таки на Office Online, або ось тут.

Цікаво? І це ж іще не все – всередині такого, здавалося б, знайомого і звичного Microsoft Office, заховано ще дуже багато приэмних несподіванок…

А сьогодні я вирішив поділитись з вами моїми міркуваннями на тему праці протягом хвороби – що, як, де шукати допомогу і т. п.

А почнемо ми з теорії – з тих правил, яких я б радив притримуватись, якщо ви (не дай Боже) захворієте.

Як ви вважаєте, чому я знову захворів? Правильно – тому, що ледь мені стало краще, я побіг до спортзали і почав тягати важке залізо. Тож, на час хвороби запам’ятайте перше правило – прислухайтесь до свого організму, давайте йому перепочити, відновитись після хвороби. Не форсуйте події, не намагайтесь при перших же ознаках одужання миттєво надолужити втрачене.

А чому я взагалі хворів так довго? Тому що за роботою мені було ніколи працювати – будучи ледве живим, я поїхав в інше місто проводити тренінги, і до речі, провів їх більш ніж пристойно, хоч і за рахунок власного здоров’я. Тож, правило друге – зверніться до лікаря, не сподівайтесь, що хвороба пройде сама собою. Не жертвуйте своїм здоров’ям на користь роботі і зароблянню грошей.

Що б могло мені допомогти одужати скоріше? Відпочинок! Тож, правило третє – якщо ви захворіли – перепочиньте, не вмикайте комп’ютер, не читайте книжок, просто проведіть пару днів у ліжку, попиваючи чай або сок, і обмірковуючи свої наступні кроки. 

До речі, про наступні кроки. Перше, що слід зробити, якщо ви відчули, що захворіли і скоро надовго відійдете від справ, – це переглянути строки виконання поточних проектів. Наступний крок – виявити ті строки, які ще не пізно “зсунути” без негативних наслідків для клієнтів, партнерів, або вашої кар’єри. І останнє – виявити ті строки, які зсувати неможливо, повідомити клієнтів про ваш стан, і спробувати знайти компроміс (у вигляді віддаленої роботи через Інтернет і т. ін.). Можливо, від деяких проектів навіть доведеться відмовитись, або передати їх комусь іншому.:-(

Виконуєчи ці дії, слід керуватись такими простими принципами:

• Клієнт має право знати все. Дійсно, клієнти не люблять сюрпризів, тож повідомляйте їх про свій стан, і про стан їхнього проекту, особливо якщо ваша хвороба означає затримку строків (далі я пораджу, як цьому запобігти)
• Поставте себе на місце клієнта. Подивіться на ситуацію очима замовника, будьте реалістом – ніхто не прагне зсувати строки проекту і втрачати час і кошти заради вас. Тож, не слід і чекати цього. Слід лише подумати про те, яким чином мінімізувати втрати клієнта, і свої особисті втрати (читайте далі), спричинені хворобою
• Перегляньте свої приорітети. У нормальному стані клієнт і його потреби посідали чільне місце у всіх ваших активностях. Хвороба ж – це час змінити приорітети, і сфокусуватись на собі, на своїх потребах, знайти шляхи якнайшвидше відновитись, відпочити.Однак, пам’ятайте – це не означає просто відмовитись від всіх своїх зобов’язань!

А чи можна запобігти втратам, спричиненим хворобою? Звичайно ж можна спробувати:

• плануючи свою роботу, передбачайте буферний час, за рахунок якого ви зможете компенсувати затримки, спричинені хворобою, сімейними обставинами, природними катаклізмами:-) і т.ін.
• сформуйте окремий грошовий фонд на випадок хвороби чи інших обставин, які спричиняють втрату працездатності. Це можна зробити, наприклад, відкладаючи 10% вашого щомісячного прибутку в окрему “шухлядку” (роль якої може грати банківський депозит, рахунок, або карта). Таким чином, ви самі оплачуєте свій лікарняний.

Що ж, думаю, теорії достатньо. Детальніше ви можете почитати тут. А ми поговоримо про конкретні інструменти. Так, я пам’ятаю про правило звернутись до лікаря, і не запускати хворобу. А якщо це неможливо? Тоді ви можете спробувати поставити собі діагноз самотужки з допомогою сервісів http://www.diagnos.ru/ і http://www.medical-center.ru/diagnose.html. Вони запропонують вам набір запитань, і за вашими відповідями на них сформують список можливих хвороб з оцінкою їх ймовірності.

Для відслідковування змін свого стану протягом хвороби можна використовувати безкоштовні шаблони для Microsoft Office Excel, які в чималій кількості доступні на Office Online, а ще тут, тут, тут, і тут.

Чимало корисної інформації стосовно лікування різноманітних захворювань і медицини взагалі, ви можете знайти тут і тут. Перший з запропонованих сайтів містить непогану медицинську енциклопедію, а другий дозволяє отримати кваліфіковану консультацію від лікарів професіоналів.

Сподіваюсь, мої поради не стануть вам у пригоді.:-) Міцного вам здопров’я. Не хворійте!

Я вже писав про мій власний стандарт керування часом з Microsoft Outlook, як і про інші інструменти продуктивності. Так що з практикою у нас все гаразд. А сьогодні мені хотілося б звернутися до теорії і показати вам одну з презентацій з мого тренінгу, присвяченого керуванню часом. Сподіваюсь, вам сподобається.:-)

Чекаю на ваші коментарі, зауваження і доповнення!:-)