Я вже писав про мій власний стандарт керування часом з Microsoft Outlook, як і про інші інструменти продуктивності. Так що з практикою у нас все гаразд. А сьогодні мені хотілося б звернутися до теорії і показати вам одну з презентацій з мого тренінгу, присвяченого керуванню часом. Сподіваюсь, вам сподобається.:-)

Чекаю на ваші коментарі, зауваження і доповнення!:-)

Нарешті я до вас повернувся. Перш за все, хочу попросити вибачення за мою довгу відсутність “в ефірі”. Мабуть, ви вже звикли, що статті на productivityblog.com.ua з’являються зазвичай у вівторок-середу і в суботу. Так само мало бути й минулого тижня, однак на мене чекав неприємний сюрприз – відсутність зв’язку – якісь проблеми у провайдера. А в понеділок-вівторок я проводив тренінг у Кривому Розі, де в мене також не було інтернету. Але досить, не буду більше жалітися, а краще скажу, про що я розповім вам цього разу.

Не так давно я поділився з вами моїм власним стандартом керування часом на основі Microsoft Outlook. Наприкінці статті я обіцяв розповісти детальніше про ті інструменти, які я використовую на своєму Windows Mobile-комунікаторі. Що ж, я виконую свої обіцянки.:-)

Сучасні PDA – це майже повноцінні комп’ютери, особливо якщо порівняти їх з машинами, які стояли на наших робочих місцях років з 10 тому.:-) І вся ця обчилювальна потужність і міць спокійно лежить в наших кишенях, чекаючи моменту, коли нам заманеться послухати музику, подивитись відео, або просто поговорити по телефну? Непорядок!

Але що може нам запропонувати наш комунікатор у якості інструменту для керування часом? По-перше, це Pocket Outlook  – майже повний аналог “великого” Outlook’а. В моїй особистій системі керування часом PDA і Pocket Outlook грають величезну роль. Там ведутся всі записи (в нотатках, які з сервером не синхронізуються). Там же зберігаються особисні контакти, туди ж приходить корпоративна пошта, «карманний» календар синхронізується с Exchange’вським календарем, і там же ведеться персональний список задач (не синхронізований з сервером).

Щоправда, календарем я користуюсь не аутлуківським, а, як уже писав раніше, отримую величезне задоволення від роботи з SBSH Calenfar Touch (хоч, звісно, відомості про події і завдання зберігаються все ж в Outlook). До речі, крім ексченжівського календаря, в Pocket Outlook потрапляють і події з мого календаря Google – за домогою чудової і абсолютно безкоштовної програми ActiveGSync.

Я зараз не буду витрачати багато часу, аби розповісти про можливості Pocket Outlook, оскільки, про свій спосіб використання “великого” Outlook’а я вже розповідав (за виключенням, хіба що, «Журналу», але якраз він відсутній у мобільній версії). Єдине, що хочу додати, так це те, що в Pocket Outlook на перший план виходить робота з завданнями, для яких, як радять деякі експерти (і зокрема, Вася Кислий, http://time-mngmnt.narod.ru/), варто створити кілька додаткових категорій, і притримуватись нехитрих правил сторсовно руху завдань з категорії у категорію. Ось найпростіше з правил: спочатку всі думки, ідеї, завдання, справи, зустрічі і т.д., вміщуються в загальну категорію-звалище. Раз або двічі на день слід переглядати «звалище», переміщуючи завдання  в категорії для поточних справ, для відкладеного “на майбутнє”, для справ, виконання яких необхідно поручити коусь іншому. От і весь секрет. Записуйте АБСОЛЮТНО всі думки, які приходять в голову, і один-два рази на день просто витрачайте 15 хвилин на наведення ладу в цих записах, і ваш час буде у вас під контролем!

З календарем, завданнями і записами покінчили. Тепер хочеться розповісти про інші корисні програми для Windows Mobile, якими я користуюсь щодня. Перша в моєму списку – це VITO AudioNotes Touch, програма, яка дозволяє робити аудіозаписи. Цим MP3-диктофоном я користусь щодня і дуже ним задоволений. Технологія проста – замість ведення записів під час нарад, та й просто протягом дня, ведеться їх аудіозапис, нові думки і завдання надиктовуються в комунікатор. А у встановлений час все це “аудіозвалище” переглядається – записи прослуховуються і перетворюються на завдання або події в календарі (добре, що програма має зручні засоби пошуку і сортування записів за датою).

Я вже говорив, що всі свої персональні контакти тримаю в PDA. І якщо у “великому” Outlook працювати з контактами досить зручно, то в Pocket Outlook цей функціонал реалізовано не надто вдало. Виправити ситуацію допомогає ще одна програма від VITO Technologies, а саме VITO FunContacts. З нею найти потрібний контакт можна за лічені  секунды, а її інтерфейс користувача – просто витвір мистецтва, і, як і у пеопередньої програми, повністю пальцеорієнтований.

Звичайно, нотатки Pocket Outlook досить функціональні (і я ними активно користуюсь, особливо рукописними нотатками), але досить часто (а правду кажучи, так майже завжди) потрібно мати не просто лінійний список, а певну ієрархію записів. Програм (аутлайнерів), які можуть допомогти в такому випадку – масса, однако кращими я вважаю Pocket FreeMind і ReenSoft Outliner. Перший подобається тим, що зберігає документи у форматі FreeMind. Оскільки екран PDA дуже малий, замість майндмепу Pocket FreeMind відтворює деревовидну структуру, але коли ви відкриєте такий файл у FreeMind на “великому” комп’ютері, він перетвориться на справжню  «ментальныму карту».

Другий (ReenSoft Outliner) точно так же може використовуватись як ПЗ для керування проектами, список справ або покупок і т.д. Однак, при цьому нам надається купа додаткових можливостей, таких як чекбокси, прогрес-бари і т.ін. Радує те, що обидві програми абсолютно безкоштовні.

Одне з застосувань нотаток на мобільних пристроях – це зберігання різноманітних паролей (сайти, кредитні картки, пошта, онлайнові сервіси і т.д.). Звичайно, можна записувати свої паролі в нотатках Pocket Outlook або в аутлайнерах, проте є і зручніший спосіб – використання спеціального ПЗ. Таких програм теж існує немало, але я користуюсь мобільною версією знаменитого KeePass, який дозволяє зручно і безпечно зберігати всю вашу конфіденційну інформацію. До того ж, існують версії програми практично для всіх платформ, так що в мене ця програма встановлена і на лептопі теж.

Також хочу відмітити, що наш PDA, – хоч і маленький, але комп’ютер, причому за своєю обчислювальною потужністю здатний посперечатись з дешевими нетбуками. Потужнеості сучасних комунікаторів більш ніж достатні для виконання простих офісних завдань, таких як створення і редагування текстових документів, електронних таблиць і презентацій, інтернет-серфінг, робота з поштою і обмін миттєвими повідомленнями. Єдине, що іноді заважає – маленький екранчик, який до того ж часто не може похвалитися великою роздільною здатністю. Ідея про те, як побороти це обмеження уже давно витала в повітрі. А пару років тому Palm збиралась продавати мобільні компаньони для своїх комунікаторів під назвою Palm Foleo, але потім чомусь закрила цей проект (і дуже жаль, я одразу ж підписався на повідомлення про доступність цього девайсу для замовлення).

У світі Windows Mobile естафету перехопила сорпорація Celio, яка пропонує продукт під назвою REDFLY Mobile Companion. Він дозволяє працювати з комунікатором на більшому екрані з нормальною роздільною здатністю і зі стандартною QWERTY-клавіатурою (хоч мені особисто віртуальна екранна клавіатура здається набагато зручнішою, ніж «залізна»). Зв’язок з девайсом, як і у Palm – через bluetooth, так що ви можете працювати зі своїм PDA навіть не виймаючи його з кишені джинсів. Коштує це диво так само, як і ненароджений Palm Foleo, а саме $199, що дуже непогано, хоч дизайн від Palm мені імпонує набагато більше.

Саме тому я не став купувати цей девайс, а працюю з комунікатором на екрані “нормального“ повноцінного нетбука (до речі, мій HP Mini кошує ненабагато більше від мобільного компаньона). На цей випадок Celio пропонує програмний продукт під назвою REDFLY Mobile Viewer, який дозволяє працювати з комунікатором у вікні Windows або в повноекранному режимі з роздільною здатністю до 1024х768 і вище. Штука то непогана, от тільки коштує грошей і для роботи з нею необхідно встановити в комунікатор спеціальний драйвер, причому, працездатність його на кожному девайсі не гарантується (хоч, на моєму Glofiish x600 все запрацювало бездоганно).

Існує програма, яка вільна від цих недоліків, абсолютно безкоштовна, і працює через Active Sync. Називається вона My Mobiler. Річ, треба сказати, просто відмінна, от тільки працювати з її допомогою з використанням великої роздільної здатності, на жаль, не вийде.:-( Компенсацією (в певному розумінні) є можливість зумити, але це не зовсім те, чтого хотілося б. Проте, практика показує, що My Mobiler цілком задовольняє потреби користувача і працювати з ним дуже комфортно.

Раз вже мова зайшла про комфортну роботу, слід згадати також про SPB Mobile Shell – без сумніву, найзручнішу з існуючих на даний момент оболонок для Windows Mobile. SPB Shell – це вражаюч красивий і душе швидкий пальцеорієнтований інтерфейс, яким я користуюсь уже років зо три. А версія 3 викливає в мене справжній екстаз.:-)

Единий  її конкурент, на мою думку – це PointUI, на який також варто звернути увагу всім шанувальникам краси та швидкості.

Що ж, відповісти на питання, який саме інтерфейс для Windows Mobile обрати, ви, я думаю, здатні й  самостійно, а в мене на разі все. Звичайно, я розповів не про весь софт, встановлений на моєму кишеньковому звірятку, але про найчастіше використовувані програми згадав.

А що б ви додали до цього списку?

Нещодавно ми підводили підсумки опитування про популярність програм з пакету Microsoft Office. Це опитування дало мені чимало корисної інформації – я зрозумів, яким продуктам і темам слід приділити більше часу. І один з таких продуктів – Microsoft Outlook, який є де-факто стандартом програми для керування часом.

А оскільки ви вже давно натякали, що мені слід також розповідати про методології ефективної роботи і конкретні “рецепти” застосування програм і сервісів, я вирішив поєднати приємне з корисним і написати про те, яким чином (і для чого) я використовую Microsoft Outlook. Цей запис я зробив наприкінці 2008 року в своєму онлайновому щоденнику на livejournal, однак, він не втратив актуальності й досі.

Для роботи з електронною поштою на робочій машині я використовую Microsoft Office Outlook 2007. Якими правилами я при цьому керуюсь? Зараз розповім.

Робота з поштою

З одного боку, працюю я "традиційним" способом, – не розкладаючи повідомлення по відповідних теках. У мене налаштовані тільки два правила, які автоматично кладуть у відповідні (локальні) папки анкети студентів моїх тренінгів і листи, які прийшли на загальний список розсилки компанії. Все інше потрапляє у "вхідні" на сервері. Читаю я повідомлення в хронологічному порядку, відразу ж відповідаю на ті з них, на які можу відповісти без будь-яких додаткових рухів тіла:-)  і позначаю "прапорцями" ті, над якими треба буде попрацювати пізніше. Після того, як я зробив усе, що від мене вимагалося, замість "прапорця" я ставлю відмітку про виконання.

З іншого боку, розкладати повідомлення по теках мені просто не потрібно – адже у мене встановлено Xobni – чудовий  плагін, який додає можливість бачити повні контактні дані респондентів і зв’язки між ними (причому, телефони, адреси і т.д. “витягуються” програмою не тільки з полів To, Cc і Bc, але і з тіла кожного листа), а також всі ланцюжки повідомлень між мною і конкретним респондентом і всі файли, якими ми з ним коли-небудь обмінювалися. Плюс потужні аналітичні можливості та пошук. Ось і все – теки не потрібні, адже мені завжди легко знайти в моїй кореспонденції все, що завгодно!

Листи після прочитування я не видаляю – я звик мати повний архів всього свого листування.Вже багато разів я отримував з цього чималий зиск – довести свою правоту набагато легше, коли маєш документальне подвердженння. Звичайно, є одна проблема – нікчемний розмір поштової скриньки на сервері компанії:-( (а я користуюся саме скринькою на сервері, аби мати можливість працювати з поштою за межами офісу). Тому доводиться час від часу переносити вміст скриньки у локальні теки. А для того, щоб мати повний архів я використовую MailStore Home. Ця чудова програма не тільки робить повний бекап пошти з різних джерел, але і дозволяє потім переглядати цей архів, записувати архівний DVD і робити складні пошукові запити до бази листів. Ось вам і ще одна можливість знайти що завгодно.

Ще один аддон до Аутлуку, який я використовую – це Email Prioritizer від Microsoft Office Labs. Ця софтінка на основі визначених правил (які легко підддаються редагуванню) автоматично пріоритезує вхідні повідомлення, так що я відразу, навіть ще не читаючи листа, можу побачити наскільки він для мене важливий. З’являється можливість також встановлювати пріоритет листа "в ручному режимі", просто оцінюючи його певною кількістю зірочок, так само, як ми встановлюємо рейтинг фотографій і музичних композицій. А ще в інструментальній панелі Аутлука з’являється велика кнопка "Не турбувати", яка припиняє відображення нових повідомлень на визначений (за замовчуванням 30 хв) проміжок часу. Цей режим я вмикаю, коли займаюся справами, які вимагають концентрації уваги, наприклад, працюю над яким-небудь документом.

Ось, мабуть, і все, що стосується пошти. Єдине, що ще варто додати – так це те, що часто після того, як я встановив на лист відмітку про виконання, я позначаю його ще й певною категорією. Прийняті в компанії категорії мене, в принципі, влаштовують, хоча на КПК мені вистачає двох – "Особисте" і "Службове". Але про КПК я ще скажу трохи пізніше.

Календар

Тепер про календарі. В рамках навчального відділу ми всі розшарили один одному свої календарі, так що в будь-який момент можемо бачити хто і чим займається. При роботі з календарем у мене є два правила. Перше правило: заздалегідь планувати справи, зустрічі і т.д. При цьому я дуже не люблю такі речі, як "шаблонні" календарі (або ПРВ – "Планування робочого часу"), в яких вже "забито" час на роботу з поштою, планування на день, обід і т.д., так що в кінці-кінців день у календарі виглядає "суцільним блоком". Я розумію для чого потрібен ПРВ – щоб прищепити новим співробітникам звичку працювати за чітким планом. Але для мене календар корисний тільки тоді, коли я можу не вникаючи в подробиці, з одного погляду побачити, коли я зайнятий, а коли відносно вільний, коли у мене заплановані якісь заходи або зустрічі. Тому, як я і говорив, заздалегідь я відзначаю в календарі тільки зустрічі і заплановані справи. При цьому тренінги зазвичай потрапляють до календаря, як справи на весь день (точніше, на кілька днів) і з’являються у верхній частині відображення робочого тижня.

Друге правило: відразу ж після виконання кожної справи треба позначити в календарі, чим саме я тільки що займався. При цьому до кінця дня він (день) в календарі стає знову-таки "суцільним блоком". Таким чином, минулі дні у мене заповнені справами і календар тепер легко використовувати для написання звіту, а дні майбутні містять тільки найважливіші з запланованих справ. Використання категорій також вітається.

Завдання, контакти і нотатки

Про контакти говорити не буду – локально я їх не зберігаю (за рідкісними виключеннями), користуюся адресною книгою компанії, до того ж, у мене є Xobni, який піклується про контакти. Персональні контакти я зберігаю в КПК і працюю з ними через Fun Contacts.

Завдання. З ними я теж працюю "суцільним списком" (причому, в основному на КПК). Різні views не люблю – мені досить стандартних Active Tasks, Overdue Tasks, By Category і By Person Responsible. Природно, я користуюся при цьому категоріями. Добре, що в 2007-му Аутлуці нарешті завдання стали відображатися і в календарі.

Нотатки в Аутлук я використовую тільки на КПК і з Exchange’м не синхронізую. Для ведення нотаток краще використовувати відповідні інструменти, наприклад Microsoft Office OneNote або Evernote. У обох софтинок можливості роботи з нотатками дуже широкі – структурування, підтримка різних видів нотаток, захоплення зображень з екрану і знімків веб-сторінок, розпізнавання тексту на картинках і т.д. До того ж "віртуальних блокнотів" в обох програмах можна створити декілька. Зазвичай я використовую їх для збору та систематизації інформації перед написанням статті або огляду. До речі, обидві софтинкі прекрасно інтегруються з Аутлуком.

Ще одна річ, якою я досить активно користуюся у Аутлук – це ярлики (Shortcuts). Дуже зручна, треба сказати, фіча – створити собі ярлики для швидкого доступу до певних тек програми!

PDA

У моєму особистому стандарті керування часом величезну роль грає мій КПК і Pocket Outlook. Там я веду всі записи (у нотатках, які з сервером не синхронізую). Там у мене зберігаються особисті контакти, туди я отримую корпоративну пошту, працюю зі своїм календарем, і там я веду свій персональний список завдань (не синхронізований з сервером). Взагалі ж, я вважаю, що без КПК говорити про тайм-менеджменті не варто взагалі. КПК – це ключовий (центральний) компонент системи управління часом, оскільки він завжди зі мною (в офісі і поза ним, в робочий час, до і після роботи), весь час час в руках, туди записується абсолютно все і дуже багато з цього потім потрапляє в тому чи іншому вигляді в "великий" Аутлук. Особливо видзначаються у якості такого "центру особистої продуктивності" девайси під керуванням Palm OS, шкода вони зараз не дуже популярні. Якось розповім, чому я перейшов на Windows Mobile…

До речі, для зручної роботи з календарем і завданнями на PDA з деяких пір я почав використовувати SBSH Calendar Touch, і дуже ним задоволений.

Mind mapping

Для систематизації та аналізу інформації, прийняття рішень і просто конспектування я використовую мій улюблений Mindjet Mind Manager, який дозволяє мені лекго будувати асоціативні схеми, що полегшують життя не тільки мені, але і моїм колегам. Але в це питання я зараз детально вдаватися не буду, скажу лише, що маю авторський тренінг "Підвищення персональної продуктивності менеджера", де про mind map’и розповідається дуже і дуже докладно. А цього року в світ повинна вийти моя книга “Mind mapping для студентів і не тільки”.

Ну ось, коротко, і все, що я хотів розповісти про мій особистий стандарт використання Outlook (більшою мірою). Він простий і нехитрий, але дозволяє мені бути дуже продуктивним і швидко реагувати на зміни ситуації. Мені дуже хочеться розповісти також  про онлайнові інструменти та сервіси, які я використовую в цілях підвищення персональної продуктивності, але зараз не буду – це тема не для однієї статті.

А скоро я розкажу, яке ще програмне забезпечення я використовую на своєму комунікаторі і як взагалі його використовую.

А які інструменти продуктивності використовуєте ви? Яким чином працюєте з листами, задачами, календарем, в Outlook?

Мені прямо-таки захотілось знову погратися з цією оболонкою, до того ж Windows 3.11 тепер без проблем можна встановити на телефон. Цікаво, як це зробити? Тоді читайте покрокові інструкції тут і тут.