Давненько я нічого сюди не писав – кінець навчального року, ремонт в аудиторії, лікування алергії та серця, купа тренінгів – одним словом, було чим зайнятись…

Сьогодні ж я хочу поділитись з вами записом та матеріалами мого авторського вебінару на тему “Використання сервісів та застосунків платформи Microsoft 365 для виконання повсякденних завдань”, який я проводив 21 липня цього року в корпоративному форматі. Над матеріалами я працював більше тижня (й сподіваюсь, ви оціните результати моєї праці, а я поки що чекаю на оплату свого часу замовником).

Хочу тільки попередити, що це відеозапис першої версії вебінару – за результатами аналізу відгуків учасників, я додав чимало інформації про цікаві й маловідомі можливості OneNote, Outlook та Lens – в презентаціях це все вже  додано – можете переглядати. Всі презентації – на SlideShare.

Окремо хочу також сказати про файл з додатковими матеріалами – це структурований документ, який містить посилання на додаткові матеріали, навчальні модулі тощо і всі посилання, які (у “чистому” вигляді чи у вигляді QR-кодів) з’являлись на слайдах. Аби переглядати його комфортно, краще взяти його звідси.

Що ж на цьому у мене все. Скоро зустрінемось, друзі!
Бережіть себе та своїх рідних, не ігноруйте сигнали повітряної тривоги!

Користуючись нагодою, хочу привітати всіх жінок з святом весни і краси – Міжнародним жіночим днем!

Нарешті я повернувся з Києва, де проводив черговий тренінг з HTMl5/CSS3/JS, тож поспішаю поділитись з вами особистим відкриттям цього місяця.

Я не буду розповідати про систему “розумного дому” від Broadlink – мабуть прибережу цю історію до наступного разу, хоч мені без проблем замінили RM Pro за гарантією, я без проблем підключив розумні вимикачі, і цього разу все запрацювало. Однак, роботу ще не закінчено – мені ще треба трохи переробити проводку у залі (що мене трохи лякає), плюс в мене є ще кілька ідей щодо облаштування розумного дому, які я планую поступово втілювати в життя, та й певних компонентів поки що бракує (з поточним курсом долара купляти щось не дуже хочеться). Тож, потерпіть ще трохи.

А сьогодні ж я хочу розповісти про СПРАВЖНІЙ Microsoft Office для мобільних пристроїв. Нарешті! Алілуйя!

Як ви, можливо, пам’ятаєте, я вже багато разів писав про офісні застосування Android-пристроїв. Кожного разу мені вдавалось знайти майже ідеальне рішення, майже ідеальний офісний пакет для мого планшету, проте слово “майже” кожного разу залишалось, тож мрія мати на Android-пристрої справжній “офіс” від самої Microsoft залишалась лише мрією…

Однак, часи змінювались, і Microsoft теж змінювалась. Тепер це зовсім інша компанія – нова Microsoft лояльно ставиться до вільного ПЗ, ба навіть деякі свої продукти надає у користування на безоплатній основі, пише ПЗ для Android та інших платформ, бере участь у вдосконалення ядра Linux…

Так, свого часу Microsoft випустила Microsoft Office для Android, я звісно ж, зрадів, одразу ж завантажив і встановив… і що ви думаєте? – виявилось, що ця версія “офісу” могла використовуватись лише для роботи з файлами, які зберігаються в OneDrive та SharePoint! На жаль, з локальними файлами працювати було неможливо. Так, в Інтернеті можна було знайти модифіковану версію пакету, яка дозволяла працювати з документами локально, однак за сіоїми можливостями цей “офіс” був на рівні Microsoft Office Mobile для Windows Mobile, який свого часу мене сильно розчарував і тому був замінений на SoftMaker Office, або Microsoft Office for NOKIA Belle, який на моєму NOKIA C7-00 також поступився місцем Picsel Office. До речі, обидва пакети “живуть” й досі, і теж мають версії для Android.

Однак, часи, як я вже говорив, змінювались. З появою проекту Microsoft Garage, а особливо, поглянувши на їхні програми для Android, я знову почав плекати надію побачити врешті-решт СПРАВЖНІЙ Microsoft Office для Android.

І ось, нарешті, на початку лютого сталось диво! Тепер ми можемо встановити на свої планшети оригінальний Microsoft Office для Android, який здатен працювати з локальними файлами, ба навіть більше – він виглядає практично так само, як Office 2013 для Windows! Зустрічайте:

• Word
• Excel
• PowerPoint

А якщо ви хочете більшого, то ось вам ще OneNote, Outlook і ще цілий ряд продуктів Microsoft.

До речі, OneNote, звісно ж, поки що не дотягує до рівня Evernote, однак з Google Keep вже цілком може конкурувати, тож раджу придивитись до Android-версії OneNote уважніше! Outlook для Android теж цілком “на рівні”.

А що стосується “офісу”, то він тепер – абсолютно справжній, хоч деякі файли все ж пропонує спочатку “опрацювати нашою веб-службою”, а вже потім надає можливості з їх редагування.

Деталі про офісний пакет від Microsoft для Android-планшетів ви можете дізнатись, відвідавши відповідну сторінку на Office Online, або почитавши детальний огляд пакету на Tablet PC Review.

Що ж, на цьому на сьогодні все.

До зустрічі за тиждень, друзі! Бережіть себе та своїх “половинок”, і не забудьте передати їм мої привітання з 8 березня!

Сьогодні мені хотілося б поговорити з вами про пошту. Всі ми маємо кілька електронних адрес і впевнений – перепробували немало поштових сервісів, так що здивувати нас якимось новим поштовим функціоналом вже дуже важко.

Проте, незважаючи на це, нові поштові сервіси з’являються регулярно. Ось і Microsoft вирішила оновити свою пошту і цього тижня показала нам свій новий продукт – Outlook.com. Звичайно, я одразу ж випробував нову пошту і хочу розповісти вам про свої враження.

Одразу хочу сказати, що я – запеклий фанат Gmail (та ви й самі це знаєте). І поки що Outlook.com, на мою думку, “не дотягує” до рівня гуглівської пошти, однак, виглядає досить непогано і вартий того, щоб на нього звернули увагу.

Шоб почати користуватись новим сервісом, просто завітайте на Outlook.com – якщо у вам вже була пошта на Hotmail, міграція буде для вас абсолютно прозорою – ви просто потрапите у новий інтерфейс пошти. Якщо ж вам щось не сподобалось, ви завжди можете повернутись до звичного Hotmail, натиснувши кнопку з шестернею у верхній правій частині вікна:

Ну а далі – експериментуйте!

Перше, що впадає в око – “метроподібність” інтерфейсу. Він дійсно простий і зручний, не перевантажений елементами керування і дуже стильний. Єдине, що мене знітило – відсутність тем оформлення – лише вибір кольору. Кольорів всього дванадцять, а мого улюбленого чорного немає. Хоч би якась темна тема була!..

Якщо натиснути на стрілку вниз біля логотипу Outlook у лівому верхньому кутку, ви отримуєте можливість швидко перейти до списку контактів, календаря або SkyDrive:

В цілому, Outlook.com може похвалитись досить непоганим функціоналом, що навіть наближається до Gmail. Як і у “старшого брата” є категорії (теги) поштових повідомлень. А ще Outlook має інтеграцію з Facebook, Twitter, LinkedIn, вбудований переглядач документів і фотографій і вміє відписувати вас від поштових розсилок. Є, звичайно, і інтеграція зі Skype:

Для не дуже вибагливих користувачів – це буде “саме те, що лікар прописав”. Тож, не гайте часу – спробуйте новинку!

Якщо ж вам кортить дізнатись більше, ось вам ще трохи інформаціх для роздумів:

• Introducing Outlook.com – Modern Email for the Next Billion Mailboxes
• Say Hello to Outlook.com, New Modern Email from Microsoft
• [Video] 3 Ways Microsoft’s Outlook.com is Better Than Gmail

До зустрічі!

Сьогодні я хочу розповісти вам про одну програму, яку я використовував на початку епохи Windows XP, тобто років так 6-7 тому. А згадав я про неї випадково, переглядаючи RSS-стрічку одного з моїх улюблених блогів – AddictiveTips.

Мова йде про софтинку під назвою DeskTask, яка дозволяє відобразити поверх шпалер Робочого столу завдання та події з вашого календаря Outllok.

Програма ця проста, зручна, і абсолютно безкоштовна. Працює з усіма сучасними версіями Windows, починаючи з Windows 2000, може відображати дані з Outlook, починаючи з версії 2000.

Завантажити її можна звідси. Як я вже говорив, DeskTask розповсюджується безкоштовно, і може вільно використовуватись як вдома, так і на роботі.

Результат виглядає досить непогано:

Розібратись, що і як налагоджується досить просто, однак, бажаючі можуть переглянути детальний огляд на вже згадуваному ресурсі AddictiveTip. Наприклад, для налагодження відображення подій нам надаються ось такі можливості (зображення з AddictiveTips):

Тож, чого ви й досі не завантажили собі цю чудову утиліту? Мерщій відкривайте браузер, завантажуйте, встановлюйте, і починайте гратись з налаштуваннями!

Я вже писав про мій власний стандарт керування часом з Microsoft Outlook, як і про інші інструменти продуктивності. Так що з практикою у нас все гаразд. А сьогодні мені хотілося б звернутися до теорії і показати вам одну з презентацій з мого тренінгу, присвяченого керуванню часом. Сподіваюсь, вам сподобається.:-)

Чекаю на ваші коментарі, зауваження і доповнення!:-)

Нещодавно ми підводили підсумки опитування про популярність програм з пакету Microsoft Office. Це опитування дало мені чимало корисної інформації – я зрозумів, яким продуктам і темам слід приділити більше часу. І один з таких продуктів – Microsoft Outlook, який є де-факто стандартом програми для керування часом.

А оскільки ви вже давно натякали, що мені слід також розповідати про методології ефективної роботи і конкретні “рецепти” застосування програм і сервісів, я вирішив поєднати приємне з корисним і написати про те, яким чином (і для чого) я використовую Microsoft Outlook. Цей запис я зробив наприкінці 2008 року в своєму онлайновому щоденнику на livejournal, однак, він не втратив актуальності й досі.

Для роботи з електронною поштою на робочій машині я використовую Microsoft Office Outlook 2007. Якими правилами я при цьому керуюсь? Зараз розповім.

Робота з поштою

З одного боку, працюю я "традиційним" способом, – не розкладаючи повідомлення по відповідних теках. У мене налаштовані тільки два правила, які автоматично кладуть у відповідні (локальні) папки анкети студентів моїх тренінгів і листи, які прийшли на загальний список розсилки компанії. Все інше потрапляє у "вхідні" на сервері. Читаю я повідомлення в хронологічному порядку, відразу ж відповідаю на ті з них, на які можу відповісти без будь-яких додаткових рухів тіла:-)  і позначаю "прапорцями" ті, над якими треба буде попрацювати пізніше. Після того, як я зробив усе, що від мене вимагалося, замість "прапорця" я ставлю відмітку про виконання.

З іншого боку, розкладати повідомлення по теках мені просто не потрібно – адже у мене встановлено Xobni – чудовий  плагін, який додає можливість бачити повні контактні дані респондентів і зв’язки між ними (причому, телефони, адреси і т.д. “витягуються” програмою не тільки з полів To, Cc і Bc, але і з тіла кожного листа), а також всі ланцюжки повідомлень між мною і конкретним респондентом і всі файли, якими ми з ним коли-небудь обмінювалися. Плюс потужні аналітичні можливості та пошук. Ось і все – теки не потрібні, адже мені завжди легко знайти в моїй кореспонденції все, що завгодно!

Листи після прочитування я не видаляю – я звик мати повний архів всього свого листування.Вже багато разів я отримував з цього чималий зиск – довести свою правоту набагато легше, коли маєш документальне подвердженння. Звичайно, є одна проблема – нікчемний розмір поштової скриньки на сервері компанії:-( (а я користуюся саме скринькою на сервері, аби мати можливість працювати з поштою за межами офісу). Тому доводиться час від часу переносити вміст скриньки у локальні теки. А для того, щоб мати повний архів я використовую MailStore Home. Ця чудова програма не тільки робить повний бекап пошти з різних джерел, але і дозволяє потім переглядати цей архів, записувати архівний DVD і робити складні пошукові запити до бази листів. Ось вам і ще одна можливість знайти що завгодно.

Ще один аддон до Аутлуку, який я використовую – це Email Prioritizer від Microsoft Office Labs. Ця софтінка на основі визначених правил (які легко підддаються редагуванню) автоматично пріоритезує вхідні повідомлення, так що я відразу, навіть ще не читаючи листа, можу побачити наскільки він для мене важливий. З’являється можливість також встановлювати пріоритет листа "в ручному режимі", просто оцінюючи його певною кількістю зірочок, так само, як ми встановлюємо рейтинг фотографій і музичних композицій. А ще в інструментальній панелі Аутлука з’являється велика кнопка "Не турбувати", яка припиняє відображення нових повідомлень на визначений (за замовчуванням 30 хв) проміжок часу. Цей режим я вмикаю, коли займаюся справами, які вимагають концентрації уваги, наприклад, працюю над яким-небудь документом.

Ось, мабуть, і все, що стосується пошти. Єдине, що ще варто додати – так це те, що часто після того, як я встановив на лист відмітку про виконання, я позначаю його ще й певною категорією. Прийняті в компанії категорії мене, в принципі, влаштовують, хоча на КПК мені вистачає двох – "Особисте" і "Службове". Але про КПК я ще скажу трохи пізніше.

Календар

Тепер про календарі. В рамках навчального відділу ми всі розшарили один одному свої календарі, так що в будь-який момент можемо бачити хто і чим займається. При роботі з календарем у мене є два правила. Перше правило: заздалегідь планувати справи, зустрічі і т.д. При цьому я дуже не люблю такі речі, як "шаблонні" календарі (або ПРВ – "Планування робочого часу"), в яких вже "забито" час на роботу з поштою, планування на день, обід і т.д., так що в кінці-кінців день у календарі виглядає "суцільним блоком". Я розумію для чого потрібен ПРВ – щоб прищепити новим співробітникам звичку працювати за чітким планом. Але для мене календар корисний тільки тоді, коли я можу не вникаючи в подробиці, з одного погляду побачити, коли я зайнятий, а коли відносно вільний, коли у мене заплановані якісь заходи або зустрічі. Тому, як я і говорив, заздалегідь я відзначаю в календарі тільки зустрічі і заплановані справи. При цьому тренінги зазвичай потрапляють до календаря, як справи на весь день (точніше, на кілька днів) і з’являються у верхній частині відображення робочого тижня.

Друге правило: відразу ж після виконання кожної справи треба позначити в календарі, чим саме я тільки що займався. При цьому до кінця дня він (день) в календарі стає знову-таки "суцільним блоком". Таким чином, минулі дні у мене заповнені справами і календар тепер легко використовувати для написання звіту, а дні майбутні містять тільки найважливіші з запланованих справ. Використання категорій також вітається.

Завдання, контакти і нотатки

Про контакти говорити не буду – локально я їх не зберігаю (за рідкісними виключеннями), користуюся адресною книгою компанії, до того ж, у мене є Xobni, який піклується про контакти. Персональні контакти я зберігаю в КПК і працюю з ними через Fun Contacts.

Завдання. З ними я теж працюю "суцільним списком" (причому, в основному на КПК). Різні views не люблю – мені досить стандартних Active Tasks, Overdue Tasks, By Category і By Person Responsible. Природно, я користуюся при цьому категоріями. Добре, що в 2007-му Аутлуці нарешті завдання стали відображатися і в календарі.

Нотатки в Аутлук я використовую тільки на КПК і з Exchange’м не синхронізую. Для ведення нотаток краще використовувати відповідні інструменти, наприклад Microsoft Office OneNote або Evernote. У обох софтинок можливості роботи з нотатками дуже широкі – структурування, підтримка різних видів нотаток, захоплення зображень з екрану і знімків веб-сторінок, розпізнавання тексту на картинках і т.д. До того ж "віртуальних блокнотів" в обох програмах можна створити декілька. Зазвичай я використовую їх для збору та систематизації інформації перед написанням статті або огляду. До речі, обидві софтинкі прекрасно інтегруються з Аутлуком.

Ще одна річ, якою я досить активно користуюся у Аутлук – це ярлики (Shortcuts). Дуже зручна, треба сказати, фіча – створити собі ярлики для швидкого доступу до певних тек програми!

PDA

У моєму особистому стандарті керування часом величезну роль грає мій КПК і Pocket Outlook. Там я веду всі записи (у нотатках, які з сервером не синхронізую). Там у мене зберігаються особисті контакти, туди я отримую корпоративну пошту, працюю зі своїм календарем, і там я веду свій персональний список завдань (не синхронізований з сервером). Взагалі ж, я вважаю, що без КПК говорити про тайм-менеджменті не варто взагалі. КПК – це ключовий (центральний) компонент системи управління часом, оскільки він завжди зі мною (в офісі і поза ним, в робочий час, до і після роботи), весь час час в руках, туди записується абсолютно все і дуже багато з цього потім потрапляє в тому чи іншому вигляді в "великий" Аутлук. Особливо видзначаються у якості такого "центру особистої продуктивності" девайси під керуванням Palm OS, шкода вони зараз не дуже популярні. Якось розповім, чому я перейшов на Windows Mobile…

До речі, для зручної роботи з календарем і завданнями на PDA з деяких пір я почав використовувати SBSH Calendar Touch, і дуже ним задоволений.

Mind mapping

Для систематизації та аналізу інформації, прийняття рішень і просто конспектування я використовую мій улюблений Mindjet Mind Manager, який дозволяє мені лекго будувати асоціативні схеми, що полегшують життя не тільки мені, але і моїм колегам. Але в це питання я зараз детально вдаватися не буду, скажу лише, що маю авторський тренінг "Підвищення персональної продуктивності менеджера", де про mind map’и розповідається дуже і дуже докладно. А цього року в світ повинна вийти моя книга “Mind mapping для студентів і не тільки”.

Ну ось, коротко, і все, що я хотів розповісти про мій особистий стандарт використання Outlook (більшою мірою). Він простий і нехитрий, але дозволяє мені бути дуже продуктивним і швидко реагувати на зміни ситуації. Мені дуже хочеться розповісти також  про онлайнові інструменти та сервіси, які я використовую в цілях підвищення персональної продуктивності, але зараз не буду – це тема не для однієї статті.

А скоро я розкажу, яке ще програмне забезпечення я використовую на своєму комунікаторі і як взагалі його використовую.

А які інструменти продуктивності використовуєте ви? Яким чином працюєте з листами, задачами, календарем, в Outlook?

Тут ви знайдете кілька по-справжньому цікавих проектів, і деякі з них я вже перевірив на собі.:-) Перший проект, про який хочеться згадати – це pptPlex, аддон для PowerPoint, який дозволяэ зробити ваші презентації дійсно вражаючими, оскільки розташовує всі слайди (а точніше їх зменшені зображення) на одній площині, дозволяючи переміщуватись між ними, збільшувати і зменшувати їх як завгодно, організовувати групи, і т.д. Чудова річ. Думаю, я не помилюсь, якщо скажу, що я одним з перших в Україні (якщо не першим), почав використовувати цю штуку регулярно – під час моїх тренінгів в Центрі Знань. До того ж, підтримується multi touch, та купа інших чудових фіч. Рекомендую!

Споріднений з pptPlex проект – це Canvas for OneNote. Він так само візуалізує записники OneNote, розміщуючи їх на площині, і дозволяючи маніпулювати ними у стилі “перекладання паперів” на робочому столі. Оскільки я є великим фаном OneNote, ця річ мені також прийшла до вподоби.

В MS Outlook на робочій машині, крім Xobni (http://www.xobni.com/), у мене встановлено Email Prioritizer – чудовий плагін, який додає можливість присвоєння рейтингу окремим листам (наприклад, базуючись на інтенсивності листування з конкретним респондентом), а також має цінну функцію "Do not disturb", яка дозволяє на певний період вимкнути отримання пошти, аби сконцентруватися на якомусь-іншому завданні, і не відволікатися на читання нових повідомлень. Супер!

Community Clips – це аддон для MS Office, який дозволяє записувати з екрану дії, які ви виконуєте в Word, Excel, або іншій програмі з цього пакету, і публікувати на спеціальному порталі покрокових інструкцій для користувачів MS Office.

Speed Launch – цей лончер обіцяв стати ще одним знаряддям “клавіатурного ніндзя”, однак, не справив на мене особливого враження. Можливо, я просто чогось не зрозумів, або не надто довго намагався освоїти цей продукт.

І це лише кілька з розміщених на сайті проектів. Дуже раджу зайти на OfficeLabs – впевнений, ви теж знайдете там щось корисне для вас особисто.

P.S. Загляньте також на EducationLabs…