Швидко промайнув тиждень, а разом з ним минув цьогорічний День святого Валентина. Для мене, окрім свята, він став ще й днем педагогічного лекторію на тему “Mind mapping для викладачів”,  який я проводив для викладачів Полтавського політехнічного коледжу Національного технічного університету “Харківський політехнічний інститут”.

Тему цю новою не назвеш, однак вона є незмінно актуальною, тож я взяв слайди з тренінгу за моєю книгою, презентацію свого давнього відкритого заняття, трохи поміркував, трохи доповнив  і перепрацював все це… Результат ви можете побачити на SlideShare. Хоч, звісно, це не зовсім те ж саме, що відвідати захід – слайди ж бо це тільки тези виступу… Проте, я буду радий, якщо ви переглянете мою презентацію, і радий вдвічі якщо вона стане вам в нагоді.

Все, буду закінчувати, не буду вам заважати розглядати слайди. Та й про вечір слід потурбуватись – все ж таки, п’ятниця, як не як…

Що ж, до зустрічі у березні! Чому у березні? Справа в тому, що найближчими тижнями я буду проводити тренінги за межами країни і не впевнений, чи матиму час або змогу аби щось написати. Проте хочу вас запевнити, що наша нова зустріч на сторінках ProductivityBlog.com.ua відбудеться настільки швидко, наскільки це взагалі буде можливо…

Зазвичай я такого не роблю, але цього разу я пишу щоб похвалитись.

Не так давно у Москві, у видавництві БІНОМ. Лабораторія знань, в серії “Основи інформаційних технологій” Інтернет-університету інформаційних технологій вийшла моя нова книжка під назвою “Ефективна обробка інформації. Mind mapping для студентів і професіоналів”.

Не знаєте, що таке майндмеппінг? Тоді вам тим більше слід прочитати цю книгу. Майндмеппінг – це техніка швидкого і ефективного запам’ятовування і осмислення інформації, яка міцно і закономірно завоювала собі місце в арсеналі сучасної ділової людини. Книгу призначено для студентів перших курсів вузів, учнів старших класів, професіоналів в різних галузях – усіх, хто хоче спробувати свої сили в побудові і використанні “ментальних карт”. Головна мета книги – показати, що майндмеппінг – це просто, допомогти зробити перший крок на шляху вдосконалення своїх розумових здібностей, допомогти повірити у свої сили, свої творчі здібності. Не буває важких предметів і нездатних до навчання студентів – бувають неправильні підходи до навчання!

Прочитавши книжку, ви зможете створювати і використовувати чудові “ментальні карти”, які допоможуть вам спланувати свій час, розподілити бюджет, ефективно керувати проектами,  швидко запам’ятовувати і відновлювати в пам’яті будь-яку інформацію. Наприклад, зверніть увагу на наступну карту, яку я взяв з чудового ресурсу mindtools.com. Чудово, чи не так?

Цю книгу я закінчив ще минулого року, і ось, нарешті, дочекався її виходу. В ході роботи над рукописом я публікував уривки з книги у спеціально створеному блозі “Просто продуктивність”.

Крім того, паралельно до написання книги, я створив тренінг з майндмеппінгу, і навіть провів його декілька разів. Презентації тренінгу можна подивитись в моєму аккаунті на Slideshare.net. На даний момент я закінчив роботу над тестами до кожної лекції відповідного онлайнового навчального курсу, який через деякий час буде безкоштовно доступним на порталі intuit.ru.

Саму ж книгу вже зараз можна придбати в інтернет магазинах SetBook і USSR. А на порталі intuit.ru можна придбати і цю, і попередню мою книгу, як у паперовому вигляді, так і їх електронні копії.

І звичайно ж, я пам’ятаю, що декому з вас обіцяв презентувати нову книжку з моїм автографом. Як тільки отримаю авторські екземпляри – зв’яжуся з вами і ви отримаєте обіцяне. Тож до скорої зустрічі!

Нещодавно ми підводили підсумки опитування про популярність програм з пакету Microsoft Office. Це опитування дало мені чимало корисної інформації – я зрозумів, яким продуктам і темам слід приділити більше часу. І один з таких продуктів – Microsoft Outlook, який є де-факто стандартом програми для керування часом.

А оскільки ви вже давно натякали, що мені слід також розповідати про методології ефективної роботи і конкретні “рецепти” застосування програм і сервісів, я вирішив поєднати приємне з корисним і написати про те, яким чином (і для чого) я використовую Microsoft Outlook. Цей запис я зробив наприкінці 2008 року в своєму онлайновому щоденнику на livejournal, однак, він не втратив актуальності й досі.

Для роботи з електронною поштою на робочій машині я використовую Microsoft Office Outlook 2007. Якими правилами я при цьому керуюсь? Зараз розповім.

Робота з поштою

З одного боку, працюю я "традиційним" способом, – не розкладаючи повідомлення по відповідних теках. У мене налаштовані тільки два правила, які автоматично кладуть у відповідні (локальні) папки анкети студентів моїх тренінгів і листи, які прийшли на загальний список розсилки компанії. Все інше потрапляє у "вхідні" на сервері. Читаю я повідомлення в хронологічному порядку, відразу ж відповідаю на ті з них, на які можу відповісти без будь-яких додаткових рухів тіла:-)  і позначаю "прапорцями" ті, над якими треба буде попрацювати пізніше. Після того, як я зробив усе, що від мене вимагалося, замість "прапорця" я ставлю відмітку про виконання.

З іншого боку, розкладати повідомлення по теках мені просто не потрібно – адже у мене встановлено Xobni – чудовий  плагін, який додає можливість бачити повні контактні дані респондентів і зв’язки між ними (причому, телефони, адреси і т.д. “витягуються” програмою не тільки з полів To, Cc і Bc, але і з тіла кожного листа), а також всі ланцюжки повідомлень між мною і конкретним респондентом і всі файли, якими ми з ним коли-небудь обмінювалися. Плюс потужні аналітичні можливості та пошук. Ось і все – теки не потрібні, адже мені завжди легко знайти в моїй кореспонденції все, що завгодно!

Листи після прочитування я не видаляю – я звик мати повний архів всього свого листування.Вже багато разів я отримував з цього чималий зиск – довести свою правоту набагато легше, коли маєш документальне подвердженння. Звичайно, є одна проблема – нікчемний розмір поштової скриньки на сервері компанії:-( (а я користуюся саме скринькою на сервері, аби мати можливість працювати з поштою за межами офісу). Тому доводиться час від часу переносити вміст скриньки у локальні теки. А для того, щоб мати повний архів я використовую MailStore Home. Ця чудова програма не тільки робить повний бекап пошти з різних джерел, але і дозволяє потім переглядати цей архів, записувати архівний DVD і робити складні пошукові запити до бази листів. Ось вам і ще одна можливість знайти що завгодно.

Ще один аддон до Аутлуку, який я використовую – це Email Prioritizer від Microsoft Office Labs. Ця софтінка на основі визначених правил (які легко підддаються редагуванню) автоматично пріоритезує вхідні повідомлення, так що я відразу, навіть ще не читаючи листа, можу побачити наскільки він для мене важливий. З’являється можливість також встановлювати пріоритет листа "в ручному режимі", просто оцінюючи його певною кількістю зірочок, так само, як ми встановлюємо рейтинг фотографій і музичних композицій. А ще в інструментальній панелі Аутлука з’являється велика кнопка "Не турбувати", яка припиняє відображення нових повідомлень на визначений (за замовчуванням 30 хв) проміжок часу. Цей режим я вмикаю, коли займаюся справами, які вимагають концентрації уваги, наприклад, працюю над яким-небудь документом.

Ось, мабуть, і все, що стосується пошти. Єдине, що ще варто додати – так це те, що часто після того, як я встановив на лист відмітку про виконання, я позначаю його ще й певною категорією. Прийняті в компанії категорії мене, в принципі, влаштовують, хоча на КПК мені вистачає двох – "Особисте" і "Службове". Але про КПК я ще скажу трохи пізніше.

Календар

Тепер про календарі. В рамках навчального відділу ми всі розшарили один одному свої календарі, так що в будь-який момент можемо бачити хто і чим займається. При роботі з календарем у мене є два правила. Перше правило: заздалегідь планувати справи, зустрічі і т.д. При цьому я дуже не люблю такі речі, як "шаблонні" календарі (або ПРВ – "Планування робочого часу"), в яких вже "забито" час на роботу з поштою, планування на день, обід і т.д., так що в кінці-кінців день у календарі виглядає "суцільним блоком". Я розумію для чого потрібен ПРВ – щоб прищепити новим співробітникам звичку працювати за чітким планом. Але для мене календар корисний тільки тоді, коли я можу не вникаючи в подробиці, з одного погляду побачити, коли я зайнятий, а коли відносно вільний, коли у мене заплановані якісь заходи або зустрічі. Тому, як я і говорив, заздалегідь я відзначаю в календарі тільки зустрічі і заплановані справи. При цьому тренінги зазвичай потрапляють до календаря, як справи на весь день (точніше, на кілька днів) і з’являються у верхній частині відображення робочого тижня.

Друге правило: відразу ж після виконання кожної справи треба позначити в календарі, чим саме я тільки що займався. При цьому до кінця дня він (день) в календарі стає знову-таки "суцільним блоком". Таким чином, минулі дні у мене заповнені справами і календар тепер легко використовувати для написання звіту, а дні майбутні містять тільки найважливіші з запланованих справ. Використання категорій також вітається.

Завдання, контакти і нотатки

Про контакти говорити не буду – локально я їх не зберігаю (за рідкісними виключеннями), користуюся адресною книгою компанії, до того ж, у мене є Xobni, який піклується про контакти. Персональні контакти я зберігаю в КПК і працюю з ними через Fun Contacts.

Завдання. З ними я теж працюю "суцільним списком" (причому, в основному на КПК). Різні views не люблю – мені досить стандартних Active Tasks, Overdue Tasks, By Category і By Person Responsible. Природно, я користуюся при цьому категоріями. Добре, що в 2007-му Аутлуці нарешті завдання стали відображатися і в календарі.

Нотатки в Аутлук я використовую тільки на КПК і з Exchange’м не синхронізую. Для ведення нотаток краще використовувати відповідні інструменти, наприклад Microsoft Office OneNote або Evernote. У обох софтинок можливості роботи з нотатками дуже широкі – структурування, підтримка різних видів нотаток, захоплення зображень з екрану і знімків веб-сторінок, розпізнавання тексту на картинках і т.д. До того ж "віртуальних блокнотів" в обох програмах можна створити декілька. Зазвичай я використовую їх для збору та систематизації інформації перед написанням статті або огляду. До речі, обидві софтинкі прекрасно інтегруються з Аутлуком.

Ще одна річ, якою я досить активно користуюся у Аутлук – це ярлики (Shortcuts). Дуже зручна, треба сказати, фіча – створити собі ярлики для швидкого доступу до певних тек програми!

PDA

У моєму особистому стандарті керування часом величезну роль грає мій КПК і Pocket Outlook. Там я веду всі записи (у нотатках, які з сервером не синхронізую). Там у мене зберігаються особисті контакти, туди я отримую корпоративну пошту, працюю зі своїм календарем, і там я веду свій персональний список завдань (не синхронізований з сервером). Взагалі ж, я вважаю, що без КПК говорити про тайм-менеджменті не варто взагалі. КПК – це ключовий (центральний) компонент системи управління часом, оскільки він завжди зі мною (в офісі і поза ним, в робочий час, до і після роботи), весь час час в руках, туди записується абсолютно все і дуже багато з цього потім потрапляє в тому чи іншому вигляді в "великий" Аутлук. Особливо видзначаються у якості такого "центру особистої продуктивності" девайси під керуванням Palm OS, шкода вони зараз не дуже популярні. Якось розповім, чому я перейшов на Windows Mobile…

До речі, для зручної роботи з календарем і завданнями на PDA з деяких пір я почав використовувати SBSH Calendar Touch, і дуже ним задоволений.

Mind mapping

Для систематизації та аналізу інформації, прийняття рішень і просто конспектування я використовую мій улюблений Mindjet Mind Manager, який дозволяє мені лекго будувати асоціативні схеми, що полегшують життя не тільки мені, але і моїм колегам. Але в це питання я зараз детально вдаватися не буду, скажу лише, що маю авторський тренінг "Підвищення персональної продуктивності менеджера", де про mind map’и розповідається дуже і дуже докладно. А цього року в світ повинна вийти моя книга “Mind mapping для студентів і не тільки”.

Ну ось, коротко, і все, що я хотів розповісти про мій особистий стандарт використання Outlook (більшою мірою). Він простий і нехитрий, але дозволяє мені бути дуже продуктивним і швидко реагувати на зміни ситуації. Мені дуже хочеться розповісти також  про онлайнові інструменти та сервіси, які я використовую в цілях підвищення персональної продуктивності, але зараз не буду – це тема не для однієї статті.

А скоро я розкажу, яке ще програмне забезпечення я використовую на своєму комунікаторі і як взагалі його використовую.

А які інструменти продуктивності використовуєте ви? Яким чином працюєте з листами, задачами, календарем, в Outlook?

Однак, мова зараз піде не про сам тренінг (хоч пройшов він надзвичайно успішно), а про ті програмні засоби та онлайнові сервіси, які я використав в ході навчання. Впевнений, вам вони також стануть у пригоді.

Одна з проблем полягала в тому, що у клієнта не було проектора. Однак, я не розгубився, бо всі мої матеріали опубліковані на Slideshare.net, тож я просто просив слухачів відкрити відповідну презентацію і відповідний слайд, а у себе ж відкривав те ж саме в Power Point – і говорив. Все це добре, проте є один нюанс (про який я забув, хоч і знав) – після публікації на SlideShare, на відміну від SlideBoom анімації не зберігаються, так що, іноді текст було поховано під картинками. Наступного разу буду знати …

Наступна унікальна особливість тренінгу полягала в тому, що у клієнта використовувалася термінальна система, і прав на встановлення програм на сервері ні в кого не було. Паніка? Ні, звичайно! Я просто попросив кожного зі студентів створити собі безкоштовний акаунт на Mindomo (що і вам раджу), і вони будували карти в онлайні. Тим більше, що Mindomo зовні дуже схожий на MindManager (який я планував використовувати), але тільки в браузері.

Звичайно ж,я підготував роздаткові матеріали (більше 100 сторінок, зображення обкладинки винесено в ілюстрацію до цього посту), причому до друку я їх подав у форматі XPS, оскільки якість картинок у PDF-документі мене не задовольнила. Зберегти ваші файли в цьому форматі легко – достатньо у будь-якій програмі з пакету Microsoft Office  (і не тільки) ініціювати друк на Microsoft XPS Document Writer. УВАГА: для того, щоб зробити це, ви повинні мати встановлений .NET Framework 3 (віртуальний XPS-принтер встановлюється як частина .NET Framework 3)! Це ж саме стосується і машини, на якій ви будете переглядати або друкувати XPS-документи!

Також, я передав кожному студенту комплект додаткових матеріалів, однією з частин якого була підбірка ПЗ, а саме пробна версія MindManager 8, портабельні версії FreeMind і xMind (останнім часом мені все більше подобається остання софтинка, просто диво), Cayra, Topic Scape Student Edition, Drop Mind (на жаль, з вересня 2009 ця програма стала платною), і Pocket FreeMind (дуже рекомендую для вашого Windows Mobile-коммунікатора).

А ще я заздалегідь заготовив онлайнову анкету студента – форму Google Docs (нижче наведено фрагмент анкети). У якості зразка брав анкету з MTM. Вийшло дуже непогано. Шкода, що онлайновий Excel 2010 поки що так не вміє. Хоча, я впевнений, що все ще попереду – Майкрософт просто зобов’язана реалізувати подібний функціонал. До того ж є InfoPath…

Сподіваюсь, ПЗ та сервіси, які я згадав у цьому повідомленні, стануть в пригоді не лише викладачам, а й усім, кому потрібно надавати іншим людям доступ до своїх презентацій і документів, створювати “ментальні карти”, готувати документи до друку, збирати і аналізувати дані за допомогою онлайнових анкет. До речі, до розмови про “ментальні карти” я скоро повернусь.:-)