Сьогодні мені хочеться поговорити про одну з програм з сімейства Microsoft Office, яку на фоні яскравих зірок Word, Excel, PowerPoint та Outlook ми часом не помічаємо, ба навіть забуваємо про її існування!

Я маю на увазі досить непоганий засіб для створення найрізноманітніших схем, бізнес-діаграм, поетажних планів та багато чого іншого, ба навіть робочих процесів для SharePoint. Цей засіб носить назву Microsoft Visio.

Так, Visio має безліч конкурентів, і деякі з них навіть зручніші у використанні. Однак, на мою думку, Visio має щонайменше дві важливих переваги над конкурентами:

• з її допомогою ви можете створити надзвичайно широкий спектр діаграм (а згадайте ще про шаблони на Office Online!)
• чудовий інтерфейс користувача зі звичним і зручним “ріббоном”

Звичайно ж, щоб навчитись ефективно використовувати Visio треба вчитись. Незважаючи на те, що з Office 2010 ми працюємо вже більше двох років, люди й досі питають де знайти навчальні матеріали по Visio 2010.

Тож сьогодні, відповівши на чергове запитання такого плану, я вирішив поділитись своєю підбіркою матеріалів з Visio 2010 і з вами також. Тож почнемо.

Перше місце, куди слід завітати – це домашня сторінка Visio. Тут можна знайти безліч цікавої інформації і завантажити пробну версію продукту. Також звідси можна перейти на сторінку коротких відеотренінгів з Visio, або на сторінку завантаження розширеної документації.

Також кілька безкоштовних тренінгів з Visio 2010 доступні і на порталі Office Online. Особливо я раджу звернути увагу на відеокурс з переходу на нову версію – “Make the switch to Visio 2010”. До речі, ви можете завантажити оффлайн-версію цього тренінгу у вигляді презентації PowerPoint з впровадженим відео, аби переглянути її пізніше.

Також ви можете завітати на сторінку з початковими відомостями про роботу з Visio. Там же ви зможете переглянути подібну інформацію і для інших продуктів Office.

У справі вивчення Visio 2010 нам допоможе і старий добрий знайомий – компанія CustomGuide. З їх порталу ви можете завантажити короткий посібник по Visio, який розраховано на двосторонній друк на аркуші формату А4 – по суті, шпаргалку по продукту. До речі, такі ж шпаргалки ви можете завантажити і з інших продуктів сімейства Microsoft Office.

Ну а якщо ви добре опанували Visio 2007, бажаєте перейти до нової версії і проблема полягає лише у пошуку на “ріббоні” необхідних команд, ви можете завантажити інтерактивне керівництво з пошуку команд, або скористатись ним в онлайні – на порталі Office Online. Такі ж керівництва доступні і для інших продуктів Microsoft Office.

Впевнений, що в онлайні можна знайти ще безліч корисної інформації про роботу з Visio 2010 та іншими продуктами цього великого сімейства (я вже не говорю про торренти з книжками по Office– тссс!).Однак, для початку вищепереліченого цілком вистачить.

Хай вам щастить!

Суть питання полягала ось в чому: є файл Microsoft Excel, в якому містяться дані про співробітників компанії – ім’я, посада, хто кому підпорядкований, електронна пошта, телефон, та ін. На основі цих відомостей треба побудувати організаційну діаграму.

Звичайно, ми можемо скористатися можливостями SmartArt для побудови красивої діаграми, однак, в цьому випадку всі дані доведеться вводити заново (або копіювати з фапйлу Excel)! Хотілося б отримати діаграми, доклавши мінімум зусиль, можливо, навіть автоматично. Чи це можливо?

Звичайно ж, можливо! І допоможе нам в цьому Microsoft Visio.

По-перше, поглянемо на наш файл Microsoft Excel з відомостями про співробітників. Перший рядок таблиці повинен містити назви її полів. Бажано, щоб в ній не було об’єднаних комірок, пустих рядків та стовпчиків. Полів може бути скільки завгодно, однак абсолютно необхідними є ім’я співробітника та ім’я його керівника – саме за цим полем буде формуватись ієрархія.

Ось приклад “правильного” файлу (звичайно ж, сформованого методом “зі стелі”):

Переконались, що з вихідними даними все гаразд? Відкриваємо Microsoft Visio, і в групі шаблоній Business вибираємо Organization Chart Wizard:

Далі все просто – тиснемо на кнопку Create, запускається майстер, якому ми вказуємо на наш файл з відомостями про співробітників, і вказуємо, якою мовою вони в нас записані:

Далі треба вказати, в якому полі містяться і’я співробітника, та ім’я його менеджера:

А також, які поля ми ще хочемо додати до діаграми для відображення на екрані:

Далі вказуємо, які поля додати до фігур діаграми у якості зв’язаних полів даних:

Якщо людей в нас праціє не дуже багато (діаграма вміститься на одному аркуші), натискаємо Next:

Далі, якщо ви все ж таки обрали кілька сторінок, переглядаємо (і за потреби підправляємо) інформацію, яка буде міститися на кожній з сторінок, і натискаємо Finish:

Все справу зроблено! Милуємось результатом:-)

Як бачите, ми створили цю діаграму повністю автоматично, не ввівши з клавіатури жодного символа, і не скориставшись буфером обміну. Можливо, нам все ж доведеться трошки її підредагувати і прикрасити, однак, це вже дрібниці. Чи не правда, чудовий спосіб економії часу?

І це ще не все – в арсеналі Visio ще чимало подібних прийомів еффективного використання даних, які місяться в файлах інших програм Microsoft Office. Можливо, скоро я про них розповім на сторінках цього блогу. Побачимось!:-)