Давненько я нічого сюди не писав – кінець навчального року, ремонт в аудиторії, лікування алергії та серця, купа тренінгів – одним словом, було чим зайнятись…

Сьогодні ж я хочу поділитись з вами записом та матеріалами мого авторського вебінару на тему “Використання сервісів та застосунків платформи Microsoft 365 для виконання повсякденних завдань”, який я проводив 21 липня цього року в корпоративному форматі. Над матеріалами я працював більше тижня (й сподіваюсь, ви оціните результати моєї праці, а я поки що чекаю на оплату свого часу замовником).

Хочу тільки попередити, що це відеозапис першої версії вебінару – за результатами аналізу відгуків учасників, я додав чимало інформації про цікаві й маловідомі можливості OneNote, Outlook та Lens – в презентаціях це все вже  додано – можете переглядати. Всі презентації – на SlideShare.

Окремо хочу також сказати про файл з додатковими матеріалами – це структурований документ, який містить посилання на додаткові матеріали, навчальні модулі тощо і всі посилання, які (у “чистому” вигляді чи у вигляді QR-кодів) з’являлись на слайдах. Аби переглядати його комфортно, краще взяти його звідси.

Що ж на цьому у мене все. Скоро зустрінемось, друзі!
Бережіть себе та своїх рідних, не ігноруйте сигнали повітряної тривоги!

Я вже не раз звертався до проблеми роботи з офісними документами на Android-пристроях, пробував найрізноманітніші мобільні офісні пакети і розповідав про них на сторінках цього блога.

Однак, якими б чудовими не були QuickOffice, Kingsoft Office, Google Drive та AndrOpenOffice, все ж таки, хотілося б мати можливість використовувати на планшеті Microsoft Office…

Дійсно, спроби зробити це вже були, хоча б з допомогою віддаленого доступу – згадайте про onLiveDesktop та CloudOn (до речі, я теж про них колись писав). Проте всі вони не були вдалими, оскільки мали певні недоліки. Сьогодні ж я розповім вам про продукт, який може стати вирішенням проблеми.

”Рідний” мобільний офіс?

Першим моїм кишеньковим комп’ютером був фантастично зручний 
SONY Clie T615 з Palm OS на борту.

У якості офісного пакету я використовував спочатку Documents To Go,
а потім – QuickOffice який зараз належить Google).

Було не дуже зручно, але мої потреби задовольняло. Та й взагалі – на ті часи редагувати офісні файли на кишеньковому пристрої – це була справжня фантастика! А Palm OS й досі здається мені найзручнішою мобільною ОС всіх часів та народів. На пристрої з ОС від Wicrosoft я перейшов ли ше тому, що мені був потрібен GPS, а Palm OS-пристрої чомусь з ним не дружили. І ось саме тут на мене чекала несподіванка.

Якщо ви, як і я колись, використовували Office Mobile на світанку ери мобільних пристроїв – на КПК під керуванням Windows Mobile, вас не шокує те, що я зараз скажу. А сказати я хочу, що на жаль, Microsoft ніколи не вдавалось зробити нормальний офісний пакет для мобільних пристроїв.

За часів Windows Mobile користуватись “рідним офісом” було практично неможливо, хіба що лише як переглядачем файлів Excel, PowerPoint та Word. Тому я особисто використовував SoftMaker Office – він дозволяв не лише переглядати, а й створювати файли всіх типів.

Розчарувавшись в Windows Mobile, з Windows Phone я вирішив не зв’язуватись, до того ж, з’явились перші версії Android і я вирішив перйти до табору Google. З впевненістю стверджувати щось стосовно Windows Phone я не можу, однак, знайомі, які користувались цією ОС, говорять, що Office Mobile там такий же нікчемний, як і на Windows Mobile. До речі, більшість з них вже мігрували до Android. Єдиний “майже справжній офіс” (знову ж таки за твердженнями очевидців, оскільки сам я Microsoft Surface RT, на жаль, в руках не тримав) – на Windows RT.

Під Android “рідного” офісного пакету від Microsoft довгий час не було, потім з’явився Microsoft Office Mobile – спочатку лише для підписчиків Office 365, а потім і для всіх бажаючих. І що ви думаєте? Ситуація точно така ж, як і в Windows Mobile – абсолютно нефункціонально, купа дрібних проблем, і до того ж, навіть іноді спотворюються документи.

Тож вже згадувана вище четвірка – QuickOffice, Kingsoft Office, Google Drive та AndrOpenOffice – саме те, що треба для власників Android-пристроїв. До речі, на так давно з’явились окремі додатки для роботи з документами і таблицями Google. Та й Documents To Go все ще у справі…

Проте, як я й говорив, хочеться справжнього “рідного” офісного пакету від Microsoft. І не так давно з’явились провісники добрих новин в цьому напрямку. Таких новин – аж дві.

Безкоштовний “хмарний офіс”

Ми вже давно використовуємо Office Web Apps у SkyDrive, а порівняно недавно з’явилась можливість використовувати “хмарний” офісний пакет, пройшовши за посиланням http://office.com. А далі ви можете використати свій обліковий запис Microsoft і працювати зі своїми документами з OneDrive.

У браузері (звісно ж Google Chrome) на планшеті працює більш-менш нормально:

Однак, це знову ж таки, не справжній “офіс”, а Office Web Apps, які не можуть похвалитись повним функціоналом. Так, цей варіант підійде якщо ви хочете швидко “накидати” чернетку документа з нескладним форматуванням або внести прості правки. Звісно, більшості користувачів їх можливостей вистачить. Але для серйозних завдань Web Apps не застосовні.

Ще один недолік – це використання браузера, тобто для роботи з документами вам весь час потрібен Інтернет.

Microsoft Azure RemoteApp

А це вже зовсім інша річ. Так, Інтернет теж весь час потрібен, але ви отримуєте віддалений доступ до справжнього, повноцінного Office 2013 (точніше, Word, Excel та PowerPoint).

Аби почати, слід зайти сюди і завантажити програму для Windows. Це на випадок якщо таким чином ви хочете працювати з Windows-пристрою. Виглядатиме це так:

Запущені програми можна використовувати так само як і локально встановлені. Працює все дивовижно швидко і безпроблемно.

Все ідеально? На жаль, ні, оскільки зберегти свою роботу ви можете лише на демо-машині у хмарі Windows Azure.

Якщо у вас є підписка Azure – проблем немає, ви навіть можете налагодити роботу цього сервісу і додати власні програми, які повинні запускатись таким чином. А місця під документи вам нададуть аж 50 Гб! Проте, не безкоштовно – безкоштовною ця штука є лише протягом періоду тестування. Детальніше про Azure RemoteApp ви можете почитати тут або тут.

Для Android же вам необхідно встановити з маркету Microsoft Remote Desktop. В ньому зліва є вкладинка Microsoft RemoteApp (якщо ви вже спробували цю річ на великому комп’ютері) – саме вона вам і потрібна.

Далі все просто – вказуєте свій обліковий запис і отримуєте можливість запуску Word, Excel або PowerPoint. Хочу сказати, що працює софтинка дуже нестабільно (навіть на моєму планшеті з досить непоганими характеристиками), можливо в цьому винна Android KitKat? Одним словом, нормально скористатись віддаленими офісними додатками на планшеті мені так і не вдалось. Можливо, вам пощастить більше…

Ось саме з цих причин я і говорив, що це поки що лише провісники добрих новин. Але, впевнений, – час, коли ми зможемо повноцінно використовувати Microsoft Office на мобільних пристроях – не за горами!

На цьому все.

Наступного тижня, як і обіцяв, я розповім про продовження моїх експериментів з багатозадачністю та багатовіконністю під Android.

Тож до зустрічі за тиждень! Хай вам щастить!

Сьогодні неділя, тож вчора я, як і більшість з вас, трохи відпочив від напружених трудових буднів і вирішив почастувати вас чимось новеньким.

Я вже не один раз писав на тему METRO-інтерфейсу, або як його називають тепер, Modern UI (xоч стара назва мені подобається більше). Здебільшого мої повідомлення стосувались відтворення плиточного інтерфейсу Windows 8 в інших ОС.

А сьогодні я хочу розповісти вам про METRO-шаблони для створення стильних документів в програмах Microsoft Office.

Презентації в новому стилі

Сам я теж колись цим забавлявся. Проте, є люди, які роблять це краще за мене. Наприклад, Алессандра Блейкстон, яка на сторінках свого блога безкоштовно пропонує дуже непоганий шаблон для створення слайдів у стилі METRO.

Завантажити шаблон можна тут.

До речі, це не єдиний PowerPoint-шаблон від Алессандри – ось ще один дуже непоганий зразок її творчості. Це не зовсім METRO, проте щось дуже близьке і виглядає стильно.

А тут ви можете переглянути і безкоштовно завантажити для власного використання ще два види METRO-шаблонів для PowerPoint.

Мені особисто більше подобається темний варіант.

За цим посиланням ви знайдете ще парочку шаблонів. Вони те так вражають, як згадані вище, проте теж можуть стати в нагоді.

Excel теж отримує METRO

Про шаблон індикаторної панелі для Excel, авторство якого належить знову ж таки, Алессандрі Блейкстон, я вже писав раніше, але не побоюсь повторитись, бо шаблон дійсно чудовий.

Завантажити його ви можете звідси.

Інші цікаві шаблони та інструменти

PowerPoint та Excel – не єдині програми для створення METRO-подібних інтерфейсів. Ось тут ви можете ознайомитись з непоганою добіркою ресурсів, які ви можете використати для досягнення цієї мети. Тут ви знайдете шаблони для створення не тільки презентацій, але й веб-додатків.

Також раджу подивитись на Windows8Templates. На відміну від розглянутих вище ресурсів, ці шаблони будуть коштувати вам грошей, однак виглядають вони дуже якісно й професійно.

Подібний продукт, хоч і не зовсім у METRO-стилі – PowerPoint Prototyping Toolkit. Його ви можете завантажити і використовувати безкоштовно.

Звичайно, це ще не все – METRO багато кому не дає спокою. Чудовий приклад – це шаблони для сертифікованих тренерів Microsoft – MCT Barnd Template та MTA Walking Deck – це чудові зразки METRO-дизайну.

Що ж, друзі – на цьому все. На мене чекають підготовка до відправки у сервісний центр мого планшету MyTab U30GT2, який почав дуже швидко розряжатись, та й взагалі, поводить себе дуже дивно, а потім – чергові серії “Декстера”

До зустрічі за тиждень! Хай вам щастить!

З Новим вас 2014 роком і з наступаючим Різдвом Христовим!

Свята ще тривають, проте вже за тиждень почнуться звичайні будні, треба буде повертатись до роботи (а як же не хочеться!). А яка з офісних програм є найпопулярнішою і найчастіше використовуваною? Правильно, Microsoft Excel!

Тож сьогодні мені хотілося б повернутитсь до теми, яку я вже давненько не піднімав – теми ефективного використання Microsoft Excel. А оскільки зараз новорічні свята (хоч не дуже в це віриться, якщо визирнути у вікно), я спробую попрацювати помічником Діда Мороза і передати вам новорічні подарунки, які безпосередньо стосуються Excel. Та ще й від себе дещо додам!

Подарунок перший

Почну з розповіді про людину, яка сьогодні грає роль самого Діда Мороза.

Справа в тому, що вже кілька років я періодично читаю блог Сhandoo.org, автор якого, Chandoo, або в зіичайному житті Purna Duggirala, робить велику справу, публікуючи безліч корисної інформації стосовно використання Microsoft Excel. Як я вже говорив, цей блог читаю і я особисто і своїм студентам теж раджу.

І ось, напередодні Нового року,  Chandoo зробив всім нам чудовий подарунок – безкоштовну книгу “25 порад з Excel”! Завантажити її можна абсолютно безкоштовно за цим посиланням або просто натиснувши на зображення подарунка нижче:

Ну що, виконав я обов’язки помічника Діда Мороза?

Подарунок другий

А ось ще один подарунок. І знову ж таки від Chandoo. За цим посиланням ви маєте змогу завантажити шаблон календаря на 2014 рік з можливістю планування справ на кожен день. Навіть якщо ви не будете ним користуватись, завантажте – просто аби подивитись як все влаштовано.

Тут же можна завантажити шаблон списка справ і фотокалендаря для Excel. Теж дуже раджу на них подивитись.

До речі, на сайті є окремий розділ, звідки ви можете завантажити велику кількість цікавих безкоштовних шаблонів для Excel.

Подарунки третій і четвертий – мої знахідки

А тебе ще парочка подарунків від мене. Хоч, знову ж таки, не від мене особисто – просто дві чудові речі, на які я випадково наткнувся, читаючи новини одного ранку за чашкою кави. Якось так співпало, що подарунків теж два. І це теж цікаве чтиво на тему Excel і цікавий шаблон.

Подарунок третій

Я впевнений – всі ви використовуєте формули для виконання обчислень в Excel. Ось за цим посиланням ви можете прочитати статтю Steve Quatrani, експерта і тренера з Excel про 10 функцій, які допомагають йому в роботі.

Так, деякі з них вам вже добре відомі, проте б’юсь об заклад – щось користне для себе ви все ж таки прочитаєте!

Подарунок четвертий

Як би ми не ставились до Windows 8 та її метро-стилю, іноді “живі плитки” виглядають вельми непогано, і що найголовніше – доцільно. Сам я теж іноді використовую такі речі.

Трохи згодом я напишу велику статтю про метро-шаблони документів для різних програм Microsoft Office, а поки що хочу поділитись з вами знайденим чудовим і абсоютно безкоштовним метро-шаблоном для Excel.

Він являє собою інформаційну панель (dashboard), яка візуально представляє інформацію стосовно здійсненого навчання персоналу. Виглядає вражаюче:

Сам шаблон ви можете завантажити звідси. Опис і коментарі щодо його використання – тут.

Що ж, на сьогодні все.

Ще раз зі святами вас! До зустрічі за тиждень, друзі!

Невдало якось розпочався для мене рік 2013: роботи немає, дитина захворіла, настрою відповідно теж немає… Однак, я намагаюсь зберігати оптимізм – готуюсь до нових тренінгів, лікую доньку, тренуюсь (тренуюсь і знову тренуюсь), пишу статті, пишу в Twitter і блог.

І ось, сьогодні я згадав, що вже дуже давно не писав нічого про використання Microsoft Office, і вирішив поділись невеличким секретом створення красномовних діаграм у Excel.

Звичайно ж, всі ви знаєте, що в Excel елементарно увімкнути підписи даних на діаграмі – тоді, поруч, наприклад, зі стовпчиками на гістограмі з’являються відповідні числові значення. Але що робити, коли хочеться, щоб поруч зі стовпчиками даних були не просто числа, а щось складніше – наприклад, результати обчислень за певними формулами? Виявляється, зробити це досить просто і зараз я розповім вам як саме.

Завдання

Уявімо собі таку ситуацію.

У нас є числові дані про результати роботи співробітників нашої компанії за поточний і минулий роки (наприклад, сума продажів за угодами, підписаними кожним співробітником). Нам необхідно візуалізувати ці дані і дати їх порівняльну характеристику.

Знайоме завдання, чи не так?

Початкові дані можуть виглядати, наприклад, ось так:

Підготовчі дії

Далі ми робимо дуже прості дії.

У рядку, що слідує за рядком з сумою за 2011 рік, у комірці стовпчика, який відповідає кожному зі співробітників, пишемо просту формулу обчислення різниці між показниками за два роки.

Наприклад, для Миколайчука  – у комірці B17 ми пишемо таку формулу:

 =ABS(B16/B15-1)

і не забуваємо увімкнути процентний формат за допомогою відповідної кнопки у групі Number на вкладинці Home:

Далі ми “розтягуємо” формулу на інші комірки рядка (для інших співробітників), потягнувши за маркер у правому нижньому кутку комірки з формулою.

Результат цих маніпуляцій виглядає так:

У наступному рядку ми пишемо іншу формулу, яка порівнює відповідні значення для кожного співробітника за два роки і виводить у комірку, в яку її записано, слова “зростання на” або “зниження на” в залежності від результату. Наприклад, для того ж Миколайчука:

=IF(B15>B16;"зростання на ";"зниження на ")

Знову ж таки, поширюємо формулу на інші комірки рядка і отримуємо ось таку картинку:

Далі, у наступному рядку, ми пишемо формулу, яка “зклеює” результати обчислень за формулами у відповідних комірках двох попередніх рядків. Для того ж Миколайчука ми напишемо:

=B18&TEXT(Table4[[#Totals];[Миколайчук]];"0%")

Результат має бути таким:

Все, підготовчі роботи завершено!

Звичайно ж можна було записати формулу для отримання повідомлення про зміну показників у одну комірку. Ми “розмазали” її за трьома комірками – записали поетапно – лише для підвищення наочності і “читабельності”. Наступний крок – побудова діаграми.

Будуємо діаграму

Виділяємо за допомогою миші перші 16 рядків нашої таблиці (початкові дані) і натискаємо кнопку Recommended Charts у групі Charts на вкладинці Insert:

Обираємо потрібний нам тип діаграми (Clustered Bar):

Тепер треба залишити на діаграмі лише потрібні нам рядки початкових даних – показники за 2011 і 2012 роки.

Вибираємо мишею діаграму і натискаємо Select Data у групі Data на вкладинці Chart Tools > Design:

Просто знімаємо відмітки перед назвами усіх місяців у полі Horizontal (Category) Axis Labels, залишаючи лише дані за два роки:

Натискаємо Ok. Вже непогано, чи не так?

Трохи змінюємо вигляд діаграми – виділяємо діаграму мишею і натискаємо Change Chart Type у групі Type на вкладинці Chart Tools > Design:

Обираємо інший спосіб групування стовпчиків:

Вже краще:

Далі – справа техніки.

Додаємо підписи даних

Навпроти кожної пари стовпчиків малюємо текстове поле (кнопка Text Box у групі Text на вкладинці Insert):

Можемо також додати назву діаграми. Результат має бути таким:

Про всяк випадок нагадую, що після додавання першого текстового поля його можна “розмножити”, перетягуючи при затисненій клавіші CTRL.

Тепер нам треба вмістити у кожне текстове поле результати порівняння даних – вміст відповідних комірок рядка 19. Зробити це просто. Наприклад, для того ж Миколайчука ми натискаємо на відповідне йому текстове поле, потім клацаємо мишею на рядок формул і пишемо:

=Sheet1!$B$19

Повторюємо цю процедуру для всіх інших текстових полів, підбираємо шрифт, змінюємо заливку текстових полів за смаком і отримуємо картинку на кшталт такої:

Все, справу зроблено!

Чудово і інформативно, чи не так?

Так, це трохи довше ніж побудова простої типової діаграми, але результат того вартий. І в принципі, все це дуже просто – настільки, що навіть не прийде в голову багато кому з нас. Особисто я прочитав про подібні речі тут.

До зустрічі за тиждень!

Сьогодні вночі я повернувся з Києва, де проводив черговий тренінг – цього разу з програмування мовою VBA у середовищі Microsoft Excel.

Дуже часто запитання, отримані під час тренінгу, наштовхують на роздуми і в результаті я пишу повідомлення в блог. Ось і сьогодні мені хочеться дати коротку пораду тим, кому часто доводиться писати в Excel одні й ті ж довгі формули – перенести їх до VBA і зекономити собі час наступного разу.

Не хвилюйтесь – для цього не потрібно бути програмістом – у більшості випадків, користуючись моїми інструкціями, ви легко впораєтесь самотужки.Якщо ж щось не виходить – просто зв’яжіться зі мною.

Розповідати краще на прикладі.Тож почнемо ми з розгляду такого сценарію. Уявіть собі, що ви обробляєте анкети зворотнього зв’язку – підраховуєте середні бали, якими учасники тренінгу або семінару оцінили якість навчальних матеріалів, адекватність обладнання, рівень організації заходу, ваші викладацькі якості тощо.

Давайте також уявимо, що обчислюємо середній бал ми за таким правилом – відкидаємо найбільшу і найменшу оцінки, а те, що зосталось усереднюємо.

Для розрахунків середнього балу, за припущення, що оцінки знаходяться у комірках А1:А25, вам доведеться написати формулу на кшталт такої:

=(SUM(A1:A25)-MIN(A1:A25)-MAX(A1:A25))/(COUNT(A1:A25)-2)

Звичайно, ви можете справедливо розкритикувати такий спосіб розрахунків, однак ще раз повторюю – це чисто гіпотетичний сценарій, приклад, який я щойно вигадав.

Формула, яку я навів, досить невеличка, однак якщо вам треба ввести її для обчислення оцінок різних аспектів заходу хоча б з десяток разів, ви вже замислитесь про те, як би її скоротити!

І дійсно, вихід є – один раз створити власну функцію на VBA – мові програмування, вбудованій в Excel – і потім користуватись нею весь час. Але як це зробити?

Почнемо з виклику середовища розробки VBA – натиснемо Alt+F11. Ви маєте побачити щось подібне:

Не лякаємось, а додаємо новий модуль з кодом. Для цього у меню Insert обираємо пункт Module:

У результаті відкриється віконце для вводу коду:

Тут ви маєте написати ось такий код (зараз я все поясню):

Public Function RealAVG(r As Variant) As Variant

      
        RealAVG = (WorksheetFunction.Sum(r) – WorksheetFunction.Min(r) – WorksheetFunction.Max(r)) / (WorksheetFunction.Count(r) – 2)
   

End Function

Середній рядок (починається з “RealAVG=”) пишемо в один рядок – тут, в блозі він просто не вмістися за шириною запису. Так, в VBA можна переносити рядки (за допомогою пробілу і підкреслення), однак в даному випадку ми обійдесось без цього.

Все! Тепер ви можете під час роботи в Excel замість довгої формули писати просто:

=RealAVG(A1:A25)

Працює так само, але набагато коротше, чи не так?

Давайте тепер розглянемо код нашої функції аби зрозуміти що є що, і як вам перенести до VBA свої власні формули.

У першому рядку ми написали, що далі буде опис публічної (доступної звідусюди у вашому документі) функції з іменем RealAVG (“справжнє середнє”). Ім’я ви можете вигадати будь-яке. Лише одна порада – воно має бути красномовним, щоб одразу можна було зрозуміти що робить функція.

Далі в дужках йдуть параметри – ті початкові дані, які функція буде використовувати для обчислення результату. У нас параметр тільки один – змінна з ім’ям r типу Variant, тобто її значення може бути будь-яким.  У нашому випадку ми повинні дати функції дійсно один параметр – адресу діапазону з початковими даними. Якщо вам потрібно більше параметрів, опишіть їх так само і через кому.

Далі ми бачимо слова As Variant – це ми говоримо, що результат, який поверне нам функція, може бути будь-якого типу – число, рядок, що завгодно. Аби не морочитись, ви можете описувати подібним чином всі свої функції.

А далі – найцікавіше – ми описуємо правило обчислення результату. Робиться це просто – пишете ім’я функції, потім знак рівності (тут він означає присвоєння нового значення) і далі – формулу для обчислення. Думаю, ви її впізнали. Єдина відмінність від екселівської формули – замість SUM ви пишете WorksheetFunction.Sum. Так само чинимо і з іншими функціями. Чому? Думаю, ви вже здогадались – VBA не знає екселівських функцій, тож треба йому сказати, що Sum – це не його власна функція, а одна з тих, які ви можете використовувати у комірках листів книги в Excel. До речі, VBA підтримує не всі з них! Будьте уважними!

На цьому можна було б і закінчити, але є ще два нюанси:

Перший: а що, коли у якості аргумента ви випадкого напишете нісенітницю? Наприклад, ось так: =RealAVG("FDDGhhkjk")

Хотілося б, щоб у таких випадках функція автоматично інформувала вас про помилки. І це можна зробити! Достатньо змінити вашу функцію таким чином:

Public Function RealAVG(r As Variant) As Variant
On Error GoTo Err

        RealAVG = (WorksheetFunction.Sum(r) – WorksheetFunction.Min(r) – WorksheetFunction.Max(r)) / (WorksheetFunction.Count(r) – 2)

On eroor GoTo 0
Exit Function

Err:
    RealAVG = "Wrong function parameter!"
    ActiveCell.Font.Color = vbRed
0:

End Function

Тепер, якщо результат не вдалось обчислити, функція замість середнього балу виведе червоним кольором напис "Wrong function parameter!". Думаю, як працює код зрозуміло. Це, звичайно, не ідеал функції,

Другий нюанс: ви зможете використовувати цю функцію тільки в межах даного документу. Аби можна було користуватись нею у будь-якій таблиці, відкритій на вашій машині, треба було зберігати функцію в іншому місці. Але про це – у наступній статті.

До зустрічі за тиждень!

Сьогодні мені хотілося б зробити невеличкий подарунок для тих, користувачів Microsoft Excel,  хто лише починає опановувати високе мистецтво клавіатурного ніндзя.

Згадайте, скільки разів ви хапались за мишу, коли вам треба було сховати або відобразити рядок або стовпчик таблиці! Тепер ваші муки скінчились – існують прості клавіатурні комбінації, здатні допомогти вам виконати вищеописані дії не відриваючись від клавіатури!

Якщо ви використовуєте Excel 2010, все просто – ви можете скористатись відповідною послідовністю Key Tips, кожна з яких починається з Alt, H, O, U:

Однак, у користувачів ранніх версій Office цей прийом просто не спрацює, оскільки в них ще не було такої чудової фічі як Key Tips.

Та й, чесно кажучи, хотілося б мати швидший спосіб виконання подібних дій. І він є! Причому, діє і в Excel 2003, і в Excel 2007 (майже), і в Excel 2010:

Чудово, чи не так?

P.S. Признаюсь чесно: я теж навіть не підозрюівав про існування цих класичних клавіатурних скорочень, хоч недавно мене про щось подібне й запитували.  А прочитав я про них тут. Користуючись нагодою, хочу ще раз порадити всім час від часу заглядати до блогу, присвяченого Microsoft Office, на Techrepublic – там ви знайдете ще багато дрібних, але дуже корисних порад…

Даруйте що майже тиждень не озивався – не писав нічого нового в цей блог. Справа в тому, що я проводив два дуже відповідальних тренінги з бізнес-аналізу в корпоративному форматі для двох великих українських компаній.

А повернувшись додому, і нарешті отримавши змогу не поспішаючи переглянути пошту, яка накопичилась, знайшов листа з цікавим запитанням стосовно Microsoft Excel. Один з моїх колишніх колег питав, чи не можна зробити залежні випадаючі списки в Excel без програмування. Наприклад, ви вибираєте категорію товару, і потім в іншому місці можете вибрати товар з цієї категорії.

Звичайно, ми всі знаємо як зробити випадаючий список в Excel, скориставшись валыдацыэю даних. Однак, це завдання складніше, оскільки другий список повинен пропонувати різний набір записів для вибору в залежності від того, що ви обрали в першому списку.

А вирішення цієї проблеми виявилось дуже простим – виявляється для створення подібних речей в Excel є функція INDIRECT, яка повертає посилання на іменований діапазон на основі текстового рядка – його імені. Тож все просто.

Аби проілюструвати, як саме це робиться, розглянемо крок за кроком таке завдання. Користувач повинен обрати категорію послуг після чого він повинен отримати можливість обрати вид послуги з цієї категорії.

1. Починаємо зі створення списків:

   

   Зверніть увагу на назви підпорядкованих списків – вони співпадають з елементами головного списку.

2. Присвоюємо ім’я головному списку. Для цього виділяємо його елементи окрім назви, після чого клацаємо мишею у полі імені рядка формул і вводимо назву (у даному випадку “Услуга”):

   
   Звичайно ж, ми знаємо, що можна було б скористатись також менеджером імен, натиснувши CTRL+F3.

3. Даємо імена залежним спискам. Робиться це так само, як і у випадку головного списку. Слід пам’ятати лише таку річ: ІМЕНА ЗАЛЕЖНИХ СПИСКІВ ПОВИННІ СПІВПАДАТИ З ЕЛЕМЕНТАМИ ГОЛОВНОГО СПИСКУ!
   
   
   Зверніть увагу на те, що елементи головного списку і назви залежних списків складаються з одного слова! Елементи залежних списків можуть складатись з кількох слів, але назви – ні в якому разі! Далі я скажу як бути, коли необхідно мати довші назви.

   

4. Готуємо місце для розміщення випадаючих списків:

   

5. Застосовуємо валідація для комірок стовпчика “Вид услуги”. Для цього виділяємо їх, переходимо на вкладинку Data і обираємо пункт Data Validation у випадаючому меню кнопки Data Validation:

   
   У вікні, яке з’явиться, робимо такі речі:

   

   Зверніть увагу, що у рядку Source ми ввели назву головного списка попереду якого стоїть знак рівності, тобто записали формулу, яка повертає посилання на іменований діапазон.

6. Тепер застосовуємо валідацію для стовпчика “Услуга”. Робимо це майже так само, як і у попередньому випадку, однак рядок Source у вікні налагодження правил валідації виглядає трохи інакше:

   
   Формула, яку ми записали, повертає посилання на список, назва якого міститься у комірці, що знаходиться зліва від поточної ( B18 у нашому випадку – перша комірка діапазона, де буде обиратись вид послуги). Якщо ви отримаєте повідомлення по помилку, оскільки комірка B18 (в нашорму випадку) пуста, сміливо натискайте Yes.

7. Все! Можна тестувати!

   

   

   Як бачите, все працює! Ось так, просто і швидко можна створити певну багатоступінчасту логіку вибору одного з варіантів в залежності від попереднього вибору.

Деталі ви можете почитати тут. Якщо треба, щоб елементи головного списку складались з двох слів, вам сюди. Також корисно буде почитати ось цю статтю.

Сьогодні мені хочеться розповісти вам про одну непомітну особливість Microsoft Excel, за допомогою якої ви зможете швидко отримати відповіді на прості питання, пов’язані з даними.

Мова в нас піде про рядок статусу, на який багато хто звик не звертати уваги. А даремно…

Тож, уявімо собі, що у нас є табличка, яка містить стовпчик чисел, наприклад, ось така:

А тепер просто виділіть кілька чисел:

Зверніть увагу на рядок статусу, ось вони – швидкі результати – середнє, кількість значень, кількість чисел, мінімум, максимум, сума…

Чудово, чи не так?

А налагодити рядок під свої потреби – простіше простого – просто зробіть правий клік на ньому:

Думаю, цей скріншот пояснень не потребує. Як бачите, ви можете вивести в рядок статусу чимало корисної інформації і гнучко змінити його за власними вподобаннями.

І це лише одна з приємних дрібниць Excel. Далі буде!

Сьогодні я, як завжди, завантажив Windows Live Writer, і збирався написати новий пост про аналіз даних за допомогою Microsoft Excel 2010.

Я навіть почав писати, а потім раптом подумав про те, наскільки важливу роль у нашому житті грають різзноманітні числа – номери телефонів та банківських рахунків, суми податків, номери автомобілів та рейсів літаків, вік і артеріальний тиск, температура повітря за вікном, і багато інших номерів і кількісних показників. Схоже, все, що відбувається навколо нас може бути записане у вигляді послідовності чисел.Недаремно древні вірили у їх чарівну силу!

Роздуми на цю тему завели мене настільки далеко від початкового задуму, що я вирішив написати свій пост наступного разу, а сьогодні трохи перепочити і надати слово професіоналу, який вельми захоплююче розповідає про значення чисел у сучасному світі.

Тож, вітайте Гері Волфа з доповіддю на тему “Самопізнання через числа”:

До речі, чудовий російський транскрипт цієї промови нещодавно з’явився на сторінках одного з моїх улюблених блогів, який носить назву “Визуализация данных”. Дуже раджу всім регулярно навідуватись сюди, знайдете багато цікавого. Текст промови можна почитати тут, однак я радив би також подивитись і відео. Це дійсно захоплює…